2 Het Content Capture proces: Uitleg

Laten we eens kijken hoe het vastleggen van inhoud en het uploaden ervan naar Oracle Content Management in zijn werk gaat.

Hier ziet u alle stappen van het verwerkingsproces van documenten

Bronnen

Inhoud kan worden vastgelegd uit verschillende bronnen:

Door het handmatig scannen van een afgedrukt document (hardcopy) met de Content Capture Client software.
Door het handmatig importeren van een elektronisch document met de Content Capture Client software.
Door automatische vastlegging uit een bewaakte bestandsmap (met behulp van de agent voor bestandsimport).
Door automatische vastlegging uit een inbox of map van een bewaakte e-mailserveraccount.

Processors

Elk vastgelegd document wordt ongeacht de bron door een aantal processors geleid voordat het naar Oracle Content Management wordt geladen voor opslag en/of verdere verwerking:

De importprocessor biedt een geautomatiseerd proces voor massale import uit bronnen zoals een bestandssysteemmap, een tekstbestand met een lijst met scheidingstekens of de inbox/map van een e-mailserveraccount. De importtaak bewaakt de bron en importeert inhoud met een opgegeven frequentie (bijvoorbeeld één keer per minuut, uur of dag).
De TIFF-conversieprocessor converteert niet-afbeeldingsdocumenten en -bijlagen automatisch naar TIFF- of JPEG-indeling. U kunt documenten en bijlagen op verschillende manieren samenvoegen tijdens het converteren. De conversieprocessor kan documentbestanden zoals PDF's of Microsoft Office-documenten bijvoorbeeld naar TIFF-afbeeldingen converteren voor de verwerking van streepjescodes.
De PDF-conversieprocessor converteert documenten, afbeeldingen en bijlagen naar PDF's.
De herkenningsprocessor herkent streepjescodes automatisch en zorgt voor automatische organisatie en indexering van documenten.
Net de vastleggingsprocessor worden vastleggingsprofielen uitgevoerd voor het automatisch uitvoeren en uploaden van documenten in een batch naar Oracle Content Management. De batches worden vervolgens uit de procedure verwijderd.

In een vastleggingsprofiel wordt aangegeven hoe de documenten en hun metagegevens moeten worden uitgevoerd. Het profiel omvat toegewezen metagegevensvelden, de uitvoerindeling, instructies voor foutafhandeling en instellingen voor de vastleggingsdriver.
Met behulp van de activumreferentieprocessor kunnen clientgebruikers zoeken naar ondersteunde activa in de Oracle Content Management repository.
Met de XML-transformatieprocessor kunnen clientgebruikers XML-documenten transformeren in een gewenste stijl op basis van een XSLT-bestand.

Als u alle processors hebt geconfigureerd voor gebruik, werken ze allemaal samen. Veel taken in een batchstroom beginnen met de importprocessor en worden vervolgens doorgestuurd naar de PDF- of TIFF-conversieprocessor voor conversie van documenten naar de geconfigureerde indeling. De herkenningsprocessor voert vervolgens streepjescodeherkenning uit en organiseert en indexeert de documenten op de aangegeven manier. Met de vastleggingsprocessor wordt de uitvoer ten slotte via een uploadproces aan Oracle Content Management geleverd.

Alle vastgelegde documenten worden in Oracle Content Management geladen en opgeslagen als afzonderlijke inhouditems met de metagegevens die tijdens het proces voor inhoudvastlegging zijn toegewezen. U kunt deze items op dezelfde manier openen en beheren als andere items in Oracle Content Management.

Procedures

Procedures zijn gedefinieerde workflows voor inhoudvastlegging, van de initiële sourcing tot het definitieve uploaden naar Oracle Content Management. Elke procedure vertegenwoordigt een compleet systeem voor inhoudvastlegging dat een gecentraliseerde locatie biedt waarin metagegevens, verwerkingsregels, configuratieprofielen en batchgegevens voor een bepaalde omgeving kunnen worden geconfigureerd. Content Capture Client gebruikers maken en openen batches via een procedure waartoe ze toegang hebben.

U kunt meerdere procedures voor uw organisatie maken, zodat u al uw behoeften op het gebied van inhoudvastlegging en -verwerking efficiënt kunt beheren, bijvoorbeeld per afdeling of locatie. U kunt ook algemene configuratie-elementen delen tussen procedures voor optimaal hergebruik. Daarnaast kunt u een procedure kopiëren voor eenvoudige aanpassing aan andere omgevingen.

Batches

Een batch bevat een of meer documenten. Deze kunnen gerelateerd (bijvoorbeeld meerdere documenten voor een klant) of niet-gerelateerd zijn (bijvoorbeeld documenten die worden gescheiden door scheidingspagina's).

Een document kan bestaan uit gescande afbeeldingen of uit een elektronisch bestand, zoals een bestand van Microsoft Word of een PDF-bestand.
Een document kan eventueel bijlagen bevatten, zoals afbeeldingen of een elektronisch bestand.

Wanneer u aan een batch werkt, kunt u deze vergrendelen. U ziet een pictogram met een slotje als een batch is vergrendeld door uzelf of door een andere gebruiker. Als een batch wordt vrijgegeven, wordt het pictogram met het slotje verwijderd en wordt de batch, afhankelijk van de clientprofielinstellingen, vrijgegeven zodat deze kan worden gebruikt door een andere gebruiker of een systeemverwerking.

Clientprofielen

Met een clientprofiel dat de procedurebeheerder voor u heeft gedefinieerd, kunt u groepen pagina's in batches scannen of importeren. Een clientprofiel is een groep instellingen waarmee wordt bepaald hoe de documenten in een batch moeten worden gescand, geïmporteerd of geïndexeerd. Een clientprofiel doet het volgende:

Het clientprofiel bepaalt bijvoorbeeld de scannerinstellingen, hoe documenten worden gemaakt en gescheiden in de batch, of er metagegevensvelden beschikbaar zijn, of en hoe streepjescodes worden verwerkt en wat er gebeurt met batches nadat u ze vrijgeeft.
Het clientprofiel bepaalt of u documenten alleen kunt vastleggen, kunt vastleggen en indexeren of alleen kunt indexeren.
Het clientprofiel bepaalt of elektronische niet-afbeeldingsbestanden (zoals PDF-documenten) hun oorspronkelijke indeling moeten behouden, moeten worden geconverteerd naar een afbeeldingsindeling of helemaal niet mogen worden geïmporteerd.
Het clientprofiel identificeert de set metagegevensvelden die moeten worden ingevuld voor een geselecteerd document.

Als uw clientprofiel indexering omvat, kunt u metagegevenswaarden zoals een klant-ID en naam toewijzen aan documenten. Voor documenten van verschillenden typen in een batch zijn meestal verschillende sets metagegevensvelden beschikbaar. U kunt metagegevenswaarden toewijzen aan documenten in alleen-indexeren batches, maar kunt geen pagina's toevoegen, invoegen of vervangen.

Wanneer u klaar bent met het bewerken van de documenten in een batch, geeft u de batch vrij. Hierdoor wordt de batch ontgrendeld (als er geen vrijgaveprocessen zijn gedefinieerd). Als u een batch vrijgeeft en een beschikbaar vrijgaveproces hebt geselecteerd, is de volgende actie die op een batch wordt uitgevoerd afhankelijk van dit vrijgaveproces. Wat er vervolgens gebeurt, hangt af van de clientprofielinstellingen:

De batch kan uit de lijst in het batchdeelvenster worden verwijderd en worden vastgelegd in Oracle Content Management. De batch kan ook in een wachtrij voor verdere verwerking worden geplaatst, bijvoorbeeld voor PDF- of TIFF-conversie of streepjescodeherkenning.
De batch kan in de lijst aanwezig blijven maar worden ontgrendeld (u ziet geen slotje). De batch kan nu worden vergrendeld door u of een andere gebruiker en kunnen er verdere wijzigingen worden aangebracht.