Met de functies voor inhoudvastlegging van Oracle Content Management beschikt u over één systeem voor het vastleggen, indexeren, opslaan en beheren van uw essentiële bedrijfsgegevens. U kunt documenten massaal scannen en importeren en ze automatisch verwerken voordat ze naar Oracle Content Management. worden geladen. Documenten bestaan uit een of meer afbeeldingen die zijn gescand met een scanner of die zijn geïmporteerd uit een bestand. Documenten kunnen echter ook elektronische niet-afbeeldingsbestanden zijn zoals Microsoft Word- of PDF-bestanden. Wanneer u niet-afbeeldingsbestanden importeert, hangt het van de gedefinieerde vastleggingsstroom af of ze worden behouden in de oorspronkelijke indeling, geconverteerd naar een afbeeldingsindeling of wordt voorkomen dat ze worden geïmporteerd.
De batches met documenten die u maakt, zijn schaalbaar. Dit betekent dat u documenten opnieuw kunt organiseren, de groepering ervan kunt automatiseren voor aanpassing aan uw zakelijke behoeften, streepjescodes kunt lezen voor facturatie of archivering, documenten kunt indexeren om ze eenvoudig doorzoekbaar te maken, en ze kunt converteren naar standaardindelingen voor uw organisatie. U maakt workflows voor inhoudvastlegging, of procedures, waarmee de massale verwerking en routering van fysieke en elektronische documenten wordt geautomatiseerd.
De primaire drivers voor het vastleggen van inhoud zijn batches en documenten. Documenten worden gescand of geïmporteerd en beheerd in batches. Een batch bestaat uit gescande afbeeldingen of elektronische documentbestanden (zoals PDF- of Microsoft Office-bestanden) die zijn georganiseerd in documenten en waaraan metagegevenswaarden worden toegewezen (geïndexeerd). Elk document heeft een set metagegevenswaarden. Oracle Content Management biedt een aantal processors voor inhoudvastlegging waarmee documenten kunnen worden geïmporteerd en naar PDF en/of TIFF kunnen worden geconverteerd, waarmee streepjescodes automatisch kunnen worden herkend, documenten automatisch kunnen worden gescheiden, metagegevenswaarden kunnen worden ingevuld en de uiteindelijke uitvoer kan worden geleverd aan Oracle Content Management.
Er zijn diverse manieren om documenten in batches binnen een inhoudvastleggingsprocedure te scannen of te importeren.
Grote volumes scannen met behulp van een imaging-scanner voor productiedocumenten
Ad-hoc scannen of importeren op afstand, bijvoorbeeld vanuit een bedrijfsapplicatie
Geautomatiseerde import, bijvoorbeeld vanuit een e-mailaccount of een gecontroleerde map
Eindgebruikers kunnen handmatig gedrukte documenten scannen of elektronische documenten importeren in batches met behulp van de Content Capture Client software (op basis van clientprofielen die zijn gemaakt door procedurebeheerders). Een andere mogelijkheid is dat afbeeldingen en andere elektronische documenten door de importscanner automatisch rechtstreeks uit e-mails, netwerkmappen of lijstbestanden worden geïmporteerd conform de instellingen die zijn opgeslagen in een importtaak.
Afhankelijk van uw zakelijke behoeften moet u wellicht niet-afbeeldingsdocumenten en niet-afbeeldingsbijlagen naar een andere indeling converteren. Zo kan het voorkomen dat declaraties in PDF, die zijn bijgevoegd bij geïmporteerde e-mailberichten, moeten worden geconverteerd naar een afbeeldingsindeling zodat de streepjescodes kunnen worden gelezen. In dat geval worden de PDF-bestanden door de TIFF-conversieprocessor geconverteerd naar TIFF-afbeeldingen. Documenten of bijlagen worden door de TIFF-conversieprocessor automatisch geconverteerd en worden binnen een batch samengevoegd met behulp van instellingen die in een conversietaak zijn opgeslagen. De PDF-conversieprocessor converteert documenten naar PDF's van hetzelfde inhoudtype als het brondocument en ook doorzoekbare PDF's.
Classificatie is het proces waarbij batches worden gescheiden in hun logische documenten en waarbij documentprofielen worden toegewezen. Het clientprofiel specificeert een set mogelijke metagegevensvelden en bijlagetypen die beschikbaar zijn voor elk document. Tijdens de classificatie wordt ook een status toegewezen aan een batch.
Handmatig door Content Capture Client gebruikers. Gebruikers kunnen bijvoorbeeld een clientprofiel selecteren dat voor een specifiek aantal pagina's per document is geconfigureerd. Ze kunnen ook vóór het scannen scheidingsbladen invoegen tussen documenten om een nieuw document aan te geven. Bij de visuele inspectie van een batch kunnen Content Capture Client gebruikers nieuwe documenten maken door grotere documenten op te splitsen in meerdere kleinere documenten.
Handmatig door gebruikers tijdens het importeren van bestanden in de Content Capture Client.
Automatisch wanneer documenten op basis van taakinstellingen worden geïmporteerd door de importprocessor.
Automatisch tijdens streepjescodeherkenning door de herkenningsprocessor. Als een batch naar de herkenningsprocessor wordt gestuurd, worden de streepjescodeherkenning en documentclassificatie automatisch uitgevoerd.
Aan documenten wordt een set metagegevenswaarden toegewezen op basis van een documentprofiel. Dit wordt indexeren genoemd. Dit profiel identificeert de metagegevensvelden die beschikbaar zijn voor het indexeren van een bepaald type document. Metagegevenswaarden kunnen op verschillende manieren worden toegewezen:
Handmatig door gebruikers in het deelvenster voor metagegevens in de Content Capture Client.
Automatisch bij het verwerken van documenten op basis van taakinstellingen door de importprocessor.
Automatisch bij het verwerken van documenten op basis van taakinstellingen door de herkenningsprocessor.
Automatisch bij het verwerken van documenten op basis van taakinstellingen door de activumreferentieprocessor.
Metagegevensvelden kunnen op verschillende manieren worden geconfigureerd. U kunt een invoermasker en weergave-indeling configureren of een reguliere uitdrukking voor validatie opgeven. Metagegevenswaarden kunnen ook automatisch worden gevuld en geselecteerd uit keuzelijsten (of afgeleid van streepjescodes) en afhankelijke keuzelijsten. Procedurebeheerders configureren definities van deze metagegevensvelden in de procedure en gebruiken ze vervolgens in clientprofielen of processortaken.
Een bijlage is een afbeeldings- of niet-afbeeldingsbestand dat is gekoppeld aan een primair document. Procedurebeheerders definiëren bijlagetypen, die kunnen worden toegewezen aan documentprofielen. Deze bijlagetypen kunnen worden gebruikt om bijlagen te classificeren voor documenten die zijn toegewezen aan een documentprofiel. Content Capture Client gebruikers kunnen bijlagen weergeven, een bijlagetype wijzigen, bijlagen maken en afbeeldingsbijlagen wijzigen.
Procedurebeheerders definiëren batchstatuswaarden zodat deze aansluiten bij hun zakelijke behoeften. Deze worden door de gebruiker handmatig aan een batch toegewezen tijdens het inhoudvastleggingsproces of worden door een van de processoren automatisch toegewezen.
In Oracle Content Management wordt gebruik gemaakt van een methode waarbij batches worden vergrendeld en vrijgegeven om ervoor te zorgen dat slechts één gebruiker per keer toegang heeft tot een inhoudvastleggingsbatch. Een batch wordt automatisch vergrendeld wanneer u deze maakt of opent (uitvouwt). U moet de batch vrijgeven of ontgrendelen om deze beschikbaar te maken voor anderen. Als u klaar bent met een batch, moet u de batch vrijgeven of ontgrendelen. Wanneer u een batch vrijgeeft, worden de documenten en metagegevens in de batch automatisch gesynchroniseerd met Oracle Content Management en wordt de batch doorgestuurd voor verdere verwerking (vastlegging, herkenning of conversie) als dit is geconfigureerd in het clientprofiel.
Wanneer een batch wordt vastgelegd, worden alle bijbehorende documenten en metagegevens naar Oracle Content Management geladen en vervolgens uit de batch verwijderd. Hierdoor kunnen de documenten via de bijbehorende metagegevens of inhoud worden gevonden en geopend in Oracle Content Management. Sommige documenten worden mogelijk niet vastgelegd. Documenten waarvan de verplichte velden niet zijn ingevuld, worden bijvoorbeeld overgeslagen. Als alle documenten in een batch zijn vastgelegd, wordt de batch ook uit de procedure verwijderd.
Tijdens het vastleggingsproces behouden niet-afbeeldingsbestanden die niet naar een afbeeldingsindeling zijn geconverteerd, de oorspronkelijke indeling.