2 Forstå Content Capture-prosessen

La oss ta en titt på den grunnleggende prosessen for registrering av innhold og opplasting til Oracle Content Management.

Viser hvordan dokumenter behandles fra første til siste trinn

Kilder

Innhold kan registreres fra ulike kilder:

  • manuelt, ved å skanne (utskrevne) papirdokumenter ved hjelp av programvaren Content Capture Client

  • manuelt, ved å importere elektroniske dokumenter ved hjelp av programvaren Content Capture Client

  • automatisk, fra en overvåket filmappe (via filimportagenten)

  • automatisk, fra en innboks eller mappe til en overvåket e-posttjenerkonto

Behandlere

Alle registrerte dokumenter, uavhengig av kilden, rutes gjennom en rekke behandlere før de lastes opp til Oracle Content Management for lagring og/eller videre behandling:

  • Med importbehandleren kan du automatisere masseimport fra kilder som en filsystemmappe, en kommadelt listetekstfil eller innboksen/mappen til en e-posttjenerkonto. Importjobben overvåker kilden og importerer innhold med en angitt frekvens (for eksempel én gang i minuttet, i timen eller om dagen).

  • TIFF-konverteringsbehandleren konverterer automatisk dokumenter og vedlegg uten bildedata til TIFF- eller JPEG-format. Du kan velge å slå sammen dokumenter og vedlegg på mange måter under konvertering. Konverteringsbehandleren kan for eksempel konvertere dokumentfiler som PDF-filer eller Microsoft Office-dokumenter til TIFF-bilder for strekkodebehandling.

  • PDF-konverteringsbehandleren konverterer dokumenter, bilder og vedlegg til PDF-filer.

  • Gjenkjenningsbehandleren gjenkjenner strekkoder, organiserer dokumenter og indekserer dem automatisk.

  • Lagringsbehandleren utfører lagringsprofiler for automatisk levering og opplasting av dokumenter i en bunke til Oracle Content Management, og fjerner deretter bunkene fra prosedyren.

    En lagringsprofil angir hvordan dokumentene og de tilhørende metadataene skal leveres, og den omfatter tilordninger av metadatafelt, utdataformat, instruksjoner for feilhåndtering og innstillinger for lagringsdrivere.

  • Aktivaoppslagsbehandleren gjør det mulig for brukere å søke etter støttede aktiva i Oracle Content Management-registeret.

  • Med XML-transformeringsbehandler kan brukerne transformere XML-dokumenter til en ønsket stil basert på en XSL-fil.

Hvis du har konfigurert bruken av alle behandlerne, fungerer hver behandler i koordinasjon med de andre. Mange oppgaver i en bunkeflyt begynner med importbehandleren og sendes deretter videre til PDF- eller TIFF-konverteringsbehandleren, der dokumentene konverteres til de konfigurerte formatene. Gjenkjenningsbehandleren tar deretter over for å gjenkjenne strekkoder, organisere dokumenter på bestemte måter og indeksere dem. Og til slutt leverer registreringsbehandleren utdataene (opplastinger) til Oracle Content Management.

Alle registrerte dokumenter lastes opp og lagres i Oracle Content Management som separate innholdselementer med metadataene som ble tilordnet under innholdsregistreringsprosessen. Du får tilgang til og kan administrere disse elementene på samme måte som alle andre elementer i Oracle Content Management.

Prosedyrer

Prosedyrer er definerte arbeidsflyter for innholdsregistrering, helt fra den opprinnelige kilden til den endelige opplastingen til Oracle Content Management. Hver prosedyre representerer et fullstendig innholdsregistreringssystem, som har en sentralisert plassering for konfigurering av metadata, behandlingsregler, konfigurasjonsprofiler og bunkedata for et bestemt miljø. Content Capture Client-brukere kan opprette og har tilgang til bunker i en prosedyre de er gitt tilgang til.

Du kan opprette flere prosedyrer for organisasjonen, slik at du kan styre all innholdsregistrering og alle behandlingsbehov effektivt, for eksempel etter avdeling eller plassering. Du kan også dele vanlige konfigurasjonselementer mellom prosedyrer slik at du får optimal gjenbruk. Du kan også kopiere en prosedyre for enkel tilpasning til andre miljøer.

Bunker

En bunke inneholder ett eller flere dokumenter, som kan være relaterte (for eksempel flere dokumenter for en kunde) eller ikke relaterte (for eksempel dokumenter som er delt med skilleark).

  • Et dokument kan bestå av skannede bilder eller en elektronisk fil, for eksempel en Microsoft Word- eller PDF-fil.

  • Et dokument kan inneholde vedlegg som bilder eller en elektronisk fil.

Når du arbeider med en bunke, kan du låse den. Du ser et låseikon hvis en bunke er låst av deg eller en annen bruker. Når en bunke frigis, fjernes låseikonet. Avhengig av klientprofilinnstillingene frigis bunken da for en annen bruker eller systembehandler for videre behandling.

Klientprofiler

Du kan skanne eller importere grupper med sider i bunker ved hjelp av en klientprofil som prosedyrestyreren har definert for deg. En klientprofil er en gruppe med innstillinger som bestemmer hvordan dokumentene i en bunke blir skannet, importert eller indeksert. En klientprofil gjør følgende:

  • Den kontrollerer slikt som skannerinnstillinger, hvordan dokumentene opprettes og skilles i bunken, om metadatafelt er tilgjengelige, om og hvordan strekkoder behandles, og hva som skjer med bunker når de blir frigitt.

  • Den bestemmer om du bare kan registrere dokumenter, registrere og indeksere dokumenter eller bare indeksere dokumenter.

  • Den bestemmer om elektroniske filer som ikke er bildefiler (for eksempel PDF-dokumenter), skal beholde sitt opprinnelige format, konverteres til et bildeformat eller hindres i å bli importert.

  • Den identifiserer settet med metadatafelt som må fylles ut for et valgt dokument.

Hvis klientprofilen omfatter indeksering, kan du tilordne metadataverdier til dokumenter, for eksempel kunde-ID og -navn. Dokumenter av ulike typer i en bunke har vanligvis ulike sett med tilgjengelige metadatafelt. Du kan tilordne metadataverdier til dokumenter i bunker som er bare for indeksering, men du kan ikke tilføye, sette inn eller erstatte sider.

Når du er ferdig med å arbeide med dokumentene i en bunke, frigir du bunken, noe som innebærer at den frigis fra din eksklusive bruk (hvis det ikke finnes noen definerte prosesser for frigivelse). Hvis du skal frigi en bunke og har valgt en tilgjengelig frigivelsesprosess, avhenger den neste handlingen som blir utført på bunken, av denne frigivelsesprossen. Hva som skjer etter dette, avhenger av klientprofilinnstillingene:

  • Bunken kan bli fjernet fra bunkerutelisten og lagret i Oracle Content Management, eller den kan bli plassert i kø for videre behandling, for eksempel PDT-/TIFF-konvertering eller strekkodegjenkjenning.

  • Bunken kan bli liggende ulåst i listen (det vises ikke noe låseikon). Dette gir deg eller en annen bruker mulighet til å låse bunken og gjøre flere endringer.