Funksjonene for innholdsregistrering i Oracle Content Management gir deg ett system der du kan registrere, indeksere, lagre og administrere driftskritisk forretningsinnhold. Du kan skanne og importere dokumenter i en masseoperasjon og behandle dem automatisk før de lastes opp til Oracle Content Management. Dokumentene kan inneholde ett eller flere bilder som er hentet fra en skanner eller importert fra en fil, eller de kan være dokumenter uten bildedata eller elektroniske filer som Microsoft Word- eller PDF-filer. Når du importerer andre typer filer enn bildefiler, er det den definerte registreringsflyten som bestemmer om de blir beholdt i det opprinnelige formatet, konvertert til et bildeformat eller forhindret fra å bli importert.
Bunkene med dokumenter som du oppretter, er skalerbare, slik at du kan omorganisere dokumenter, automatisere grupperingen av dem i henhold til forretningsbehovene, lese strekkoder for fakturering eller arkivering, indeksere dokumenter slik at det blir enkelt å søke etter dem, og konvertere dem til standardformater for organisasjonen din. Du kan opprette arbeidsflyter for innholdsregistrering, eller prosedyrer, noe som vil automatisere behandlingen og distribusjonen av fysiske og elektroniske dokumenter i en masseoperasjon.
Primærdriverne for registrering av innhold er bunker og dokumenter. Dokumentene blir skannet eller importert og behandlet i bunker. En bunke består av skannede bilder eller elektroniske dokumentfiler (for eksempel PDF- eller Microsoft Office-filer) som er organisert i dokumenter og tilordnet metadataverdier (indeksert). Hvert enkelt dokument deler et sett med metadataverdier. Oracle Content Management inneholder flere ulike behandlere for innholdsregistrering, som importerer dokumenter, konverterer dem til PDF og/eller TIFF, gjenkjenner strekkoder automatisk, skiller dokumenter automatisk, fyller ut metadataverdier og leverer de endelige utdataene til Oracle Content Management.
Det er mulig å skanne eller importere dokumenter i bunker i en innholdsregistreringsprosedyre på flere måter:
Høyvolumskanning ved hjelp av en bildeskanner for produksjonsdokumenter
Ekstern ad-hoc-skanning eller -import, for eksempel fra en forretningsapplikasjon
Automatisert import, for eksempel fra en e-postkonto eller en overvåket mappe
Sluttbrukere kan skanne utskriftsdokumenter manuelt eller importere elektroniske dokumenter til bunker ved hjelp av Content Capture Client-programvaren (basert på klientprofiler som er opprettet av prosedyrestyrere). Ved hjelp av innstillinger som er lagret i en importjobb, kan importbehandleren også importere bilder og andre elektroniske dokumenter automatisk direkte fra e-post, nettverksmapper eller listefiler.
Det kan hende du må konvertere inndatadokumenter og -vedlegg som ikke inneholder bildedata, til et annet format, avhengig av forretningsbehovene dine. Det kan for eksempel hende at PDF-filer med utgiftsrapporter som er vedlagt i importerte e-postmeldinger, må konverteres til et bildeformat for at strekkodene i dem skal kunne leses. I slike tilfeller konverterer TIFF-konverteringsbehandleren PDF-filene til TIFF-bilder. TIFF-konverteringsbehandleren konverterer dokumenter og vedlegg automatisk og slår dem sammen i en bunke ved å bruke innstillingene som er lagret i en konverteringsjobb. PDF-konverteringsbehandleren konverterer dokumenter til PDF-filer av samme innholdstype som kildedokumentet og også til søkbare PDF-filer.
Klassifisering er prosessen med å dele opp bunker i logiske dokumenter og tilordne dokumentprofiler. Klientprofilen angir et sett med mulige metadatafelt og vedleggstyper som er tilgjengelige for hvert dokument. Klassifiseringen omfatter også tilordning av en status til en bunke.
Manuelt av Content Capture Client-brukere. Brukere kan for eksempel velge en klientprofil som er konfigurert for et bestemt antall sider per dokument. De kan også sette inn skilleark mellom dokumenter før de skanner for å identifisere et nytt dokument. Mens Content Capture Client-brukere inspiserer en bunke manuelt, kan de opprette nye dokumenter ved å dele opp større dokumenter i flere, mindre dokumenter.
Manuelt av brukere under filimport i Content Capture Client.
Automatisk, når importbehandleren importerer dokumenter basert på jobbinnstillinger.
Automatisk av gjenkjenningsbehandleren under strekkodegjenkjenning. Hvis en bunke blir sendt til gjenkjenningsbehandleren, utfører behandleren strekkodegjenkjenning og dokumentklassifisering automatisk.
Dokumenter blir tilordnet et sett med metadataverdier basert på en dokumentprofil, som kalles indeksering. Profilen identifiserer metadatafeltene som er tilgjengelige for indeksering av en bestemt dokumenttype. Metadatafelt kan tilordnes på flere måter:
Manuelt av brukere i metadataruten i Content Capture Client.
Automatisk når importbehandleren behandler dokumenter basert på jobbinnstillingene.
Automatisk av gjenkjenningsbehandleren under behandling, basert på jobbinnstillingene.
Automatisk av aktivaoppslagsbehandleren under behandling, basert på jobbinnstillingene.
Metadatafelt kan konfigureres på flere måter. Du kan konfigurere en inndatamaske og et visningsformat eller angi et regulært uttrykk for validering. Metadataverdier kan fylles ut automatisk eller velges fra valglister (eller avledes fra strekkoder) og avhengige valglister. Prosedyrestyrere konfigurerer disse metadatafeltdefinisjonene i prosedyren og bruker dem deretter i klientprofiler eller behandlingsjobber.
Et vedlegg er en bildefil eller en fil uten bilder som er knyttet til et primærdokument. Prosedyrestyrere definerer vedleggstyper, som kan tilordnes til dokumentprofiler. Disse vedleggstypene kan brukes til å klassifisere vedlegg med dokumenter som er tilordnet til en dokumentprofil. Brukere av Content Capture Client kan vise vedlegg, endre en vedleggstype, opprette vedlegg og endre bildevedlegg.
Prosedyrestyrere kan definere bunkestatuser i henhold til forretningsbehovene. De tilordnes til en bunke manuelt av brukeren når som helst i løpet av innholdsregistreringsprosessen, eller automatisk av én av behandlerne.
Oracle Content Management bruker en lås og frigi-metode, noe som sikrer at det til enhver tid bare er én bruker eller behandler som har tilgang til en innholdsregistreringsbunke. En bunke blir automatisk låst til deg når du oppretter eller åpner (utvider) bunken. Du må frigi eller låse opp bunken hvis du vil gjøre den tilgjengelig for andre. Når du er ferdig med å arbeide med en bunke, frigir du den eller låser den opp. Når du frigir en bunke, synkroniseres dokumentene og metadataene automatisk med Oracle Content Management. Deretter rutes bunken for videre behandling (lagring, gjenkjenning eller konvertering), hvis dette er konfigurert i klientprofilen.
Når en bunke lagres, lastes alle dokumenter og tilhørende metadata opp til Oracle Content Management og fjernes deretter fra bunken. Dette gjør det mulig å finne og åpne dokumentene i Oracle Content Management via metadataene eller innholdet. Noen av dokumentene blir kanskje ikke lagret. For eksempel blir dokumenter der obligatoriske felt ikke er utfylt, hoppet over. Hvis alle dokumenter i en bunke er lagret, blir bunken også slettet fra prosedyren.
Under lagringsprosessen beholder ikke-bildefiler som ikke konverteres til et bildeformat, sitt opprinnelige format.