Exemple de comptabilité par fonds

Examinons l'exemple d'une municipalité qui fournit des services d'eau et de recyclage d'eau. Cette municipalité est constituée de deux départements : eau et eaux usées. Chaque département doit assurer le suivi de ses finances séparément. C'est pourquoi, un fonds est configuré par département.

  • Eau (fonds 01)
  • Eaux usées (fonds 02)

En outre, vous trouverez toujours un fonds d'administration générale (fonds 99) dans un comptabilité par fonds.

Supposons que la facture suivante est générée.

Dans cet exemple, la municipalité est constituée de deux départements : eau et eaux usées. Chaque département doit assurer le suivi de ses finances séparément. C'est pourquoi, un fonds est configuré par département : eau - fonds 01 et eaux usées - fonds 02. En outre, vous trouverez toujours un fonds d'administration générale (fonds 99).

La facture produit les écritures de CG suivantes :

La facture produit des écritures de CG et, pour chaque fonds, les détails de CG de la facture comprennent un débit sur le compte client et des crédits sur le compte de produit et de taxes exigibles. Chaque fonds est soldé.

Pour chaque fonds, les détails de CG sur la facture comprendront un débit sur le compte client et des crédits sur les comptes de produit et de taxes exigibles. En termes commerciaux, le client doit une portion de chaque facture globale à chaque département, dont une partie représente les ventes du département et l'autre représente le montant dû aux autorités fiscales. Chaque fonds est soldé.

Sachez que la comptabilité peut être identique pour les entreprises si chaque département représente sa propre division avec son propre plan de comptes.

Le diagramme ci-dessous illustre les écritures CG à l'arrivée du paiement.

La comptabilité générale initiale intervient à l'arrivée du paiement. Le compte de trésorerie général de l'organisme est débité alors que les comptes client des fonds de départements sont crédités.

Le compte de trésorerie général de l'organisme est débité alors que les comptes client des fonds de départements sont crédités. En d'autres termes, l'organisme détient l'intégralité de la caisse mais les créances sont réduites pour chaque département.

Si la comptabilité était conservée ainsi, le principe de la comptabilité par fonds ne serait pas respecté. Ce non-respect s'explique par le fait que la caisse est enregistrée sur le fonds d'administration générale (et non le fonds du département) ce qui se solde par un débit excédentaire pour le fonds d'administration générale et un crédit excédentaire pour le fonds du département.

D'un point de vue commercial, les départements doivent identifier la portion de leur trésorerie et les organismes d'Etat doivent en faire autant avec la trésorerie due à chaque département. Le diagramme ci-dessous illustre ce point.

Lorsque l'organisme détient l'intégralité de la caisse mais que les créances sont réduites pour les différents départements, le principe de la comptabilité par fonds n'est pas respecté, car la caisse est enregistrée sur le fonds d'administration générale (et non le fonds de département) ce qui se solde par un débit excédentaire pour le fonds d'administration générale et un crédit excédentaire pour le fonds de département. Les départements doivent identifier la portion de leur trésorerie et les organismes d'Etat doivent en faire autant avec la trésorerie due à chaque département.

Dans chaque fonds, la tenue à jour d'un solde de débits et de crédits suppose que le fonds du département a un compte capital (equity in pooled cash, EPC) et que le fonds d'administration générale a un compte de passif pour chaque fonds de département. Outre le débit du compte de trésorerie pour le fonds d'administration générale et le crédit des comptes client pour le fonds du département, les comptes EPC du fonds du département sont débités alors que les comptes de passif du fonds d'administration générale sont crédités.

Grâce à ces écritures de CG supplémentaires, tous les fonds ont des débits et des crédits correspondants.