2 Content Capture -prosessin esittely

Seuraavaksi tutustutaan perusprosessiin, jolla sisältöä tallennetaan ja ladataan Oracle Content Management -palveluun.

Näyttää, kuinka asiakirjoja käsitellään ensimmäisestä viimeiseen vaiheeseen

Lähteet

Sisältöä voidaan tallentaa monesta eri lähteestä:

Käsittelyohjelmat

Lähteestä riippumatta jokainen tallennettu asiakirja reititetään usean käsittelyohjelman kautta, ennen kuin se ladataan Oracle Content Management -palveluun tallennettavaksi ja/tai jatkokäsiteltäväksi:

  • Tuonnin käsittelyohjelma tarjoaa automaattisen joukkotuonnin eri lähteistä, kuten tiedostojärjestelmän kansiosta, erotellun listan tekstitiedostosta tai sähköpostipalvelimen tilin saapuneiden kansiosta tai jostain muusta kansiosta. Tuontityö seuraa lähdettä ja tuo sisältöä tietyin väliajoin (esimerkiksi kerran minuutissa, tunnissa tai päivässä).

  • TIFF-muunnon käsittelyohjelma muuntaa muut kuin kuva-asiakirjat ja -liitteet automaattisesti TIFF- tai JPEG-muotoon. Voit yhdistää asiakirjoja ja liitteitä monella eri tavalla muunnon aikana. Esimerkiksi muunnon käsittelyohjelma voi muuntaa asiakirjatiedostoja (kuten PDF- ja Microsoft Office -asiakirjoja) TIFF-kuviksi viivakoodin käsittelyä varten.

  • PDF-muunnon käsittelyohjelma muuntaa asiakirjoja, kuvia ja liitteitä PDF-tiedostoiksi.

  • Tunnistuksen käsittelyohjelma tunnistaa automaattisesti viivakoodeja, järjestää asiakirjoja ja indeksoi niitä.

  • Vahvistuksen käsittelyohjelma suorittaa vahvistusprofiilit, joilla asiakirjoja tulostetaan ja ladataan Oracle Content Management -palveluun automaattisesti, ja poistaa erät sen jälkeen proseduurista.

    Vahvistusprofiili määrittää, kuinka asiakirjat ja niiden metatiedot tulostetaan. Se sisältää metatietokentän määritykset, tulostusmuodon, virheenkäsittelyohjeet ja vahvistusajurin asetukset.

  • Sisältöhaun käsittelyohjelman avulla työaseman käyttäjät voivat hakea tuettua sisältöä Oracle Content Management -tietovarastosta.

  • XML-muunnon käsittelyohjelman avulla työaseman käyttäjät voivat muuntaa XML-asiakirjoja haluttuun tyyliin XSLT-tiedoston perusteella.

Kukin käsittelyohjelma (jos olet konfiguroinut ne kaikki käyttöön) toimii koordinoidusti muiden kanssa. Monet erävirran tehtävistä alkavat tuonnin käsittelyohjelmalla ja siirtyvät sitten PDF- tai TIFF-muunnon käsittelyohjelmaan, jossa asiakirjoja muunnetaan konfiguroituihin muotoihin. Seuraavaksi on vuorossa tunnistuksen käsittelyohjelma, jolla tunnistetaan viivakoodeja sekä järjestetään asiakirjoja tietyillä tavoilla ja indeksoidaan asiakirjoja. Ja lopuksi vahvistuksen käsittelyohjelma toimittaa (lataa) tulosteen Oracle Content Management -palveluun.

Kaikki tallennetut asiakirjat ladataan ja tallennetaan Oracle Content Management -palveluun erillisinä sisältökohteita, joille on määritetty metatiedot sisällön tallennusprosessin aikana. Voit käyttää ja hallita näitä kohteita samalla tavoin kuin mitä tahansa Oracle Content Management -palvelun kohteita.

Proseduurit

Proseduurit ovat määritettyjä sisällön tallennuksen työnkulkuja, jotka ulottuvat alkuhankinnasta aina Oracle Content Management -palveluun tallentamiseen asti. Kukin proseduuri edustaa kokonaista sisällön tallennusjärjestelmää, joka tarjoaa keskitetyn paikan tietyn ympäristön metatietojen konfiguroinnille, sääntöjen käsittelylle, kokoonpanoprofiileille ja erätiedoille. Content Capture Client -käyttäjät luovat ja käyttävät eriä proseduurissa, johon heille on myönnetty käyttöoikeus.

Voit luoda useita proseduureja organisaatiollesi. Siten voit hallita tehokkaasti kaikkia sisällön tallennus- ja käsittelytarpeita esimerkiksi osaston tai sijainnin mukaan. Voit myös jakaa yhteisiä kokoonpanoelementtejä proseduurien välillä uudelleenkäytön optimoinniksi. Lisäksi voit kopioida proseduurin, jolloin se on helppo mukauttaa muihin ympäristöihin.

Erät

Erä sisältää yhden tai usean asiakirjan, jotka voivat olla toisiinsa liittyviä (esimerkiksi saman asiakkaan asiakirjat) tai toisiinsa liittymättömiä (esimerkiksi erotinarkeilla erotellut asiakirjat).

  • Asiakirja voi koostua skannatuista kuvista tai sähköisestä tiedostosta, kuten Microsoft Word- tai PDF-tiedostosta.

  • Asiakirjassa voi olla liitteitä, kuten kuvia tai sähköinen tiedosto.

Kun käsittelet erää, voit lukita sen. Näet lukkokuvakkeen, jos erä on sinun lukitsemasi tai muun käyttäjän lukitsema. Kun vapautat erän, lukkokuvake poistuu, ja työaseman profiiliasetuksista riippuen erä vapautuu toisen käyttäjän tai järjestelmän käsittelyohjelman käyttöön.

Työasemien profiilit

Voit skannata tai tuonti sivujen ryhmiä käyttämällä työaseman profiilia, jonka proseduurin ylläpitäjä on määrittänyt sinulle. Työaseman profiili koostuu ryhmästä asetuksia, joilla määritetään, kuinka erän asiakirjat skannataan, tuodaan tai indeksoidaan. Työaseman profiili suorittaa seuraavia toimenpiteitä:

  • Se ohjaa esimerkiksi skanneriasetuksia ja sitä, miten asiakirjat luodaan ja erotellaan erässä, onko metatietokenttiä käytettävissä, käsitelläänkö viivakoodeja ja millaisella tavalla, ja mitä erille tapahtuu sen jälkeen kun ne vapautetaan.

  • Se määrittää, voitko vain tallentaa asiakirjoja, tallentaa ja indeksoida asiakirjoja vai pelkästään indeksoida asiakirjoja.

  • Se määrittää, säilytetäänkö muut kuin sähköiset kuvatiedostot (kuten PDF-asiakirjat) alkuperäisessä muodossaan, muunnetaanko ne kuvamuotoon vai estetäänkö niiden tuonti.

  • Se määrittää niiden metatietokenttien joukon, jotka valitulle asiakirjalle täytetään.

Jos työaseman profiiliin sisältyy indeksointi, voit määrittää asiakirjoille metatietoarvoja, kuten asiakastunnuksen ja nimen. Erässä olevissa erityyppisissä tiedostoissa on yleensä käytettävissä erilaiset joukot metatietokenttiä. Voit määrittää metatietojen arvoja asiakirjoihin, jotka ovat vain indeksoitavissa erissä, mutta et voi liittää, lisätä tai korvata sivuja.

Kun erässä olevat asiakirjat on tehty valmiiksi, voit vapauttaa erän, jolloin erän lukitus omaan käyttöösi poistetaan (jos vapautusprosesseja ei ole määritetty). Jos olet valinnut käytettävissä olevan vapautusprosessin ja vapautat erän, seuraava erälle suoritettu toiminto riippuu kyseisestä vapautusprosessista. Se, mitä seuraavaksi tapahtuu, riippuu työaseman profiiliasetuksista:

  • Erä voidaan poistaa eräruudun listasta ja vahvistaa Oracle Content Management -palveluun, tai se voidaan sijoittaa jonoon jatkokäsittelyä, kuten PDF-/TIFF-muuntoa tai viivakoodin tunnistusta varten.

  • Erä saattaa jäädä listalle, mutta lukitsemattomana (lukkokuvaketta ei näy). Näin sinä tai joku muu käyttäjä voi lukita erän ja tehdä lisämuutoksia.