Oracle Content Management -palvelun sisällön tallennustoimintojen avulla voit tallentaa, indeksoida ja hallita liiketoimintakriittistä sisältöä yhdessä järjestelmässä. Voit skannata ja tuoda asiakirjoja joukkotoiminnolla ja käsitellä niitä automaattisesti, ennen kuin ne ladataan Oracle Content Management -palveluun. Asiakirjat koostuvat kuvasta/kuvista, jotka on saatu skannerista tai tuotu tiedostosta. Ne voivat olla myös sähköisiä muita kuin kuvatiedostoja, kuten Microsoft Word- tai PDF-tiedostoja. Kun muita kuin kuvatiedostoja tuodaan, määritetty tallennusvirta määrittää, säilytetäänkö ne niiden alkuperäisessä muodossa, muunnetaanko ne toiseen kuvamuotoon vai estetäänkö niiden tuonti.
Luotuja asiakirjojen eriä voi skaalata. Voit siis järjestää asiakirjoja uudelleen, automatisoida niiden ryhmittelyä liiketoiminnan tarpeiden mukaan, lukea viivakoodeja laskutusta tai arkistointia varten, indeksoida asiakirjoja, jotta niitä on helpompi hakea, sekä muuntaa niitä organisaatiossasi käytettyihin vakiomuotoihin. Voit luoda sisällön tallennuksen työnkulkuja tai proseduureja, jotka automatisoivat fyysisten ja sähköisten asiakirjojen joukkokäsittelyä ja -reititystä.
Erät ja asiakirjat ovat keskeisiä työvälineitä sisällön tallennuksessa. Asiakirjoja skannataan tai tuodaan ja ylläpidetään erissä. Erä koostuu skannatuista kuvista tai sähköisistä asiakirjatiedostoista (kuten PDF- tai Microsoft Office -tiedostoista), jotka järjestetään asiakirjoiksi ja joille määritetään metatietoarvoja (indeksoidaan). Jokaisessa asiakirjassa on joukko metatietoarvoja. Oracle Content Management tarjoaa käyttöön useita sisällön tallennuksen käsittelyohjelmia, joilla tuodaan asiakirjoja, muunnetaan ne PDF- ja/tai TIFF-muotoon, tunnistetaan automaattisesti viivakoodeja, erotellaan automaattisesti asiakirjoja, täytetään metatietoarvoja ja toimitetaan lopullinen tuloste Oracle Content Management -palveluun.
Asiakirjoja voidaan skannata tai tuoda eriin sisällön tallennusproseduuria käyttäen monin eri tavoin:
Suurten määrien skannaus käyttämällä tuotantotason kuvanmuodostusskanneria
Ad hoc -etäskannaus tai -tuonti esimerkiksi liiketoimintasovelluksesta
Automatisoitu tuonti esimerkiksi sähköpostitililtä tai seuratusta kansiosta
Peruskäyttäjät voivat skannata paperiasiakirjoja tai tuonti sähköisiä asiakirjoja eriin Content Capture Client -ohjelmistoa käyttäen (työasemien profiilit perusteella, joita ovat luoneet proseduurin ylläpitäjät). Tuonnin käsittelyohjelma voit myös tuoda kuvia ja muita sähköisiä asiakirjoja automaattisesti suoraan sähköpostista, verkkokansioista tai listatiedostoista käyttämällä tuontityöhön tallennettuja asetuksia.
Voit joutua muuntamaan muita kuin kuvasyöteasiakirjoja ja -liitteitä eri muotoon erilaisten liiketoiminnan tarpeiden mukaan. Esimerkiksi tuotuihin sähköpostiviesteihin liitettyjä PDF-kuluraportteja on ehkä muunnettava kuvamuotoon, jotta niiden viivakoodit voidaan lukea. Tällaisessa tapauksessa TIFF-muunnon käsittelyohjelma muuntaa PDF-tiedostot TIFF-kuviksi. TIFF-muunnon käsittelyohjelma muuntaa asiakirjat tai liitteet automaattisesti ja yhdistää ne erässä käyttämällä muuntotyöhön tallennettuja asetuksia. PDF-muuntoprosessori muuntaa asiakirjat saman sisältötyypin PDF-asiakirjoiksi kuin lähdeasiakirja ja haettavissa oleviksi PDF-asiakirjoiksi.
Luokitus on prosessi, jossa erät erotellaan loogisiksi asiakirjoiksi ja määritetään asiakirjaprofiilit. Työaseman profiili määrittää joukon mahdollisia metatietokentät sekä kunkin asiakirjan käytettävissä olevat liitetyypit. Luokituksen yhteydessä myös määritetään erän tila.
Content Capture Client -käyttäjät suorittavat erottelun manuaalisesti. Käyttäjät voivat esimerkiksi valita työaseman profiilin, joka on konfiguroitu tietylle asiakirjakohtaiselle sivumäärälle. He voivat myös lisätä erotinarkkeja asiakirjojen välille ennen skannausta uuden asiakirjan tunnistusta varten. Tehdessään erälle silmämääräisen tarkistuksen Content Capture Client -käyttäjät voivat luoda uusia asiakirjoja jakamalla suuria asiakirjoja useaksi pienemmäksi asiakirjaksi.
Käyttäjät tekevät erottelun manuaalisesti, kun Content Capture Client -sovellukseen tuodaan tiedostoja.
Automaattisesti, kun tuonnin käsittelyohjelma tuo asiakirjoja työn asetusten perusteella.
Automaattisesti, kun tunnistuksen käsittelyohjelma suorittaa viivakoodin tunnistuksen. Jos erä lähetetään tunnistuksen käsittelyohjelmaan, käsittelyohjelma suorittaa automaattisesti viivakoodin tunnistuksen ja asiakirjan luokituksen.
Asiakirjoille määritetään asiakirjaprofiiliin perustuvien metatietoarvojen joukko, jota kutsutaan indeksoinniksi. Tällä profiililla määritetään metatietokentät, jotka ovat käytettävissä tietyntyyppisen asiakirjan indeksoinnissa. Metatietoarvoja voidaan määrittää monella eri tavalla:
Käyttäjät voivat tehdä sen manuaalisesti Content Capture Client -sovelluksen metatietoruudussa.
Automaattisesti, kun tuonnin käsittelyohjelma käsittelee asiakirjat työn asetusten perusteella.
Automaattisesti, kun tunnistuksen käsittelyohjelma käsittelee asiakirjat työn asetusten perusteella.
Automaattisesti, kun sisältöhaun käsittelyohjelma käsittelee asiakirjat työn asetusten perusteella.
Metatietokentät voidaan konfiguroida monella eri tavalla. Voit konfiguroida syöttörajoitteen ja näyttömuodon tai toimittaa säännöllisen lausekkeen tarkistusta varten. Metatietoarvot voidaan täyttää automaattisesti, valita valintalistoista (tai johtaa viivakoodeista) ja riippuvaisista valintalistoista. Proseduurin ylläpitäjät konfiguroivat nämä metatietokenttien määritykset proseduurissa ja käyttävät niitä sitten työaseman profiileissa tai käsittelyohjelman töissä.
Liite on ensisijaiseen asiakirjaan liitetty kuvatiedosto tai muu kuin kuvatiedosto. Proseduurin ylläpitäjät määrittävät liitetyypit,, jotka voidaan lisätä asiakirjaprofiileihin. Näiden liitetyyppien avulla voidaan luokitella liitteitä, joilla on asiakirjaprofiilille määritettyjä asiakirjoja. Content Capture Client -käyttäjät voivat tarkastella liitteitä, muuttaa liitetyyppiä, luoda liitteitä sekä muokata kuvaliitteitä.
Proseduurin ylläpitäjät määrittävät erän tilat liiketoiminnan tarpeiden mukaan. Käyttäjä voi määrittää ne manuaalisesti erälle milloin tahansa sisällön tallennusprosessin aikana. Tila voidaan myös määrittää automaattisesti käsittelyohjelmalla.
Oracle Content Management käyttää lukitse ja vapauta -menetelmää, jolla varmistetaan, että vain yksi käyttäjä tai käsittelyohjelma kerrallaan pääsee käyttämään sisällön tallennuserää. Erästä tulee automaattisesti lukittu, kun se luodaan tai avataan (laajennetaan). Erä on vapautettava tai sen lukitus on avattava, jotta muut voivat käyttää sitä. Kun olet lopettanut erän käsittelyn, vapauta erä tai avaa erän lukitus. Kun erä vapautetaan, sen asiakirjat ja metatiedot synkronoidaan automaattisesti Oracle Content Management -palvelun kanssa, ja erä reititetään jatkokäsittelyä (vahvistusta, tunnistusta tai muuntoa) varten, jos näin on konfiguroitu sen työaseman profiilissa.
Kun erä vahvistetaan, kaikki sen asiakirjat ladataan metatietoineen Oracle Content Management -palveluun ja poistetaan sitten erästä. Näin asiakirjoja voidaan etsiä ja käyttää Oracle Content Management -palvelussa niiden metatietojen tai sisällön kautta. Kaikkia asiakirjoja ei voi välttämättä vahvistaa. Esimerkiksi asiakirjat, joiden pakollisia kenttiä ei ole täytetty, ohitetaan. Jos erän kaikki asiakirjat vahvistetaan, erä poistetaan proseduurista.
Vahvistusprosessin aikana muut kuin kuvatiedostot, joita ei ole muunnettu kuvamuotoon, säilyvät alkuperäisessä muodossaan.