Cykl życia segmentu faktury
Poniższy diagram przedstawia możliwy cykl życia segmentu faktury.
Ten diagram ma sens tylko w kontekście strony używanej do obsługi faktur. Szczegółowe informacje na ten temat zawiera sekcja Segment faktury - najważniejsze informacje.
Segmenty faktury są początkowo tworzone w stanie Niezakończone . Segmenty w tym stanie nie mają wierszy ani transakcji finansowych; są to po prostu postacie pierwotne czekające na wygenerowanie.
Aby wygenerować wiersze segmentu faktury i powiązane transakcje finansowe, należy nacisnąć przycisk Generowanie.
- Jeśli w systemie nie można wygenerować segmentu faktury (niezależnie od powodu), status segmentu faktury zostanie zmieniony na Błąd . Po poprawieniu źródła błędu możliwe będzie wygenerowanie segmentu faktury (w tym celu należy nacisnąć przycisk Generowanie). Taki segment można również skasować.
- Jeśli w systemie zostanie pomyślnie wygenerowany segment faktury, segment otrzyma status Podlega zamrożeniu. Jeśli segment faktury jest niepoprawny, należy usunąć przyczynę problemu (np. poprawić odczyt licznika, zmienić cennik umowy), a następnie ponownie wygenerować segment (naciskając przycisk Generowanie).
Za pomocą przycisku "Usuń" można fizycznie usunąć z bazy danych segmenty o statusie Niezakończone, Błąd lub Podlega księgowaniu . Uwaga: fakturowanie zadania spowoduje usunięcie niezaksięgowanych segmentów faktur, gdy podejmie próbę utworzenia segmentu faktury dla konta zawierającego segmenty niezaksięgowane. Jeśli przed zakończeniem podłączony został odpowiedni algorytm, system usunie segmenty faktury z błędami w ostatnią noc cyklu rozliczeniowego. Więcej informacji zawiera sekcja DEL-BSEG.
Należy nacisnąć przycisk Zamrażanie w celu zamrożenia segmentu faktury i powiązanej transakcji finansowej. Po wykonaniu tej czynności segment faktury otrzyma status Zamrożone i będzie mógł pojawić się na fakturze klienta. Należy również zauważyć, że po zamrożeniu segmentu faktury jego szczegóły finansowe zostaną połączone z księgą główną przy kolejnym uruchomieniu interfejsu KG.
Zamrożonego segmentu faktury nie można zmienić. Dostępne są jednak dwie opcje umożliwiające zmianę finansowego wpływu segmentu faktury zamrożonej:
- Jeśli wymagana jest zmiana finansowego wpływu segmentu faktury, należy nacisnąć przycisk Rozpoczęcie anulowania. Naciśnięcie tego przycisku spowoduje wygenerowanie nowej transakcji finansowej i połączenie jej z segmentem faktury. Ta transakcja finansowa powoduje odwrócenie skutków finansowych oryginalnego segmentu faktury. Po pomyślnym wygenerowaniu przez system transakcji finansowej segment faktury otrzyma status Oczekujące na anulowanie . W tym momencie istnieją dwie możliwości:
- Należy nacisnąć przycisk Anuluj, aby zamrozić anulowanie. Naciśnięcie tego przycisku powoduje zmianę statusu segmentu faktury na Anulowane . Anulowania segmentu faktury nie można cofnąć ani zmienić.
- Kliknij przycisk Cofnij, aby przywrócić oczekujące anulowanie do stanu "Zamrożone".
- Należy nacisnąć przycisk Fakturowanie ponowne, jeśli wymagane jest ponowne obliczenie segmentu faktury z powodu zmiany od momentu pierwszego jej utworzenia (np. doszło do zmiany cennika umowy, wprowadzenia nowego odczytu itp.). Naciśnięcie tego przycisku powoduje wystąpienie następujących zdarzeń:
- Status oryginalnego segmentu faktury zostaje zmieniony na Oczekujące na anulowanie .
- Zostaje utworzony nowy segment faktury o statusie Podlega zamrożeniu (lub Błąd ).
Od tego momentu możliwe jest wybranie jednego z dwóch sposobów postępowania.
- Kliknij przycisk Zamrażanie, aby zamrozić nowy segment faktury i ustawić dla segmentu oryginalnej faktury status Anulowane.
Korzystanie z opcji wielokrotnego anulowania faktury / fakturowania ponownego umożliwia szybsze usuwanie problemów. Jeśli konieczne jest fakturowanie ponowne wielu segmentów faktur powiązanych z umową (np. dlatego, że wiele segmentów zostało utworzonych z błędną datą), wówczas należy użyć transakcji Wielokrotne anulowanie faktury / fakturowanie ponowne, ponieważ ta transakcja umożliwia anulowanie / fakturowanie ponowne nieograniczonej liczby segmentów faktury.
Użycie funkcji anulowania lub anulowania/fakturowania ponownego spowoduje przeniesienie szczegółów dotyczących anulowania/fakturowania ponownego do następnej faktury klienta. Jeśli w organizacji wymagane jest, aby szczegóły anulowania były prezentowane klientowi osobno, a nie na nowej fakturze, należy użyć not kredytowych. Więcej informacji na ten temat zawiera sekcja Noty kredytowe - prezentacja szczegółów anulowania na osobnej fakturze.
- Kliknij przycisk Cofnij, aby usunąć nowy segment faktury, a dla segmentu oryginalnego przywrócić stan "Zamrożone".