Gérer les caisses

Il existe plusieurs manières de gérer au quotidien les lots de règlement reçus par le biais de caisses. Cela dépend totalement du fonctionnement de votre organisation. Pour vous aider à comprendre les possibilités du système, nous poursuivrons avec l'exemple ci-dessus.

Supposons que les caisses de votre bureau occidental soient soldées et remises en banque indépendamment de celles de votre bureau oriental. Chaque bureau suit la même routine quotidienne :

• Le matin, de nouvelles caisses sont chargées dès la première heure. Chaque caisse contient un solde de départ de 150 $. Remarque : Le solde de départ du contrôle de lot de règlement de la caisse provient par défaut de la source du lot de règlement.
• A 10h00, le caissier remet des fonds au chef caissier et continue à recevoir des lots de règlement supplémentaires.
• A midi, chaque caisse est vidée et soldée par un superviseur.
• A 12h30, les contrôles de lot de règlement sont soldés.
• A 16h00, les postes d'encaissement sont fermés. Chaque caisse est vidée et soldée par un superviseur.
• A 16h30, les contrôles de lot de règlement sont soldés.
• A 17h00, le contrôle de remise en banque est soldé et les fonds sont prêts à être remis en banque.

A partir de ces informations, le diagramme ci-dessous illustre les contrôles de remise en banque et de lot de règlement utilisés par chaque office pour un jour donné.

Les concepts suivants sont illustrés ci-dessus :

• Il doit exister un contrôle de remise en banque ouvert pour que vous puissiez créer un contrôle de lot de règlement. De la même façon, il doit exister un contrôle de lot de règlement ouvert pour que vous puissiez créer un lot de règlement. Du point de vue du processus de travail, cela signifie que :
  • Le superviseur doit créer un contrôle de remise en banque en début de journée (à 08h00 dans le diagramme ci-dessus).
  • Chaque caissier doit créer un contrôle de lot de règlement pour chaque nouvelle caisse et référencer le contrôle de remise en banque créé par le superviseur.
  • Au cours de la journée, le caissier peut remettre des sommes au chef caissier. Ces événements de remise de fonds sont enregistrés dans le système car ils sont utilisés pour le dernier équilibrage de la caisse. Pour plus d'informations, voir Remises de fonds.
  • Au bout d'un certain temps, le contenu de la caisse peut être vidé et soldé. D'autres lots de règlement peuvent être reçus dans la caisse ; toutefois, un nouveau contrôle de lot de règlement doit être créé. Pour plus d'informations, voir Equilibrage par type de lot de règlement.
  • A la fin de la journée, le superviseur vérifie que tous les contrôles de lot de règlement associés au contrôle de remise en banque sont soldés. Il indique ensuite le montant remis dans le contrôle de remise en banque et le fait passer à l'état Soldé. Notez que dans le diagramme ci-dessus, chaque contrôle de remise en banque référence quatre contrôles de lot de règlement.

• En règle générale, une caisse comporte un contrôle de lot de règlement ouvert à tout moment (en d'autres termes, les lots de règlement reçus sont associés à un contrôle de lot de règlement spécifique). Toutefois, cela n'est pas obligatoire. Vous pouvez, si vous le souhaitez, associer plusieurs contrôles de lot de règlement ouverts à une caisse spécifique (par exemple, lorsque plusieurs caissiers peuvent utiliser la même caisse pendant la journée mais qu'ils conservent leur propre caisse).
• En règle générale, un caissier donné place les lots de règlement dans un contrôle de lot de règlement donné. Toutefois, cela n'est pas obligatoire. Vous pouvez définir si le contrôle de lot de règlement est limité à un opérateur spécifique OU si n'importe quel opérateur peut y associer des lots de règlement.
• Lorsque vous êtes prêt à équilibrer une caisse, faites passer l'état du contrôle de lot de règlement à Equilibrage en cours. Cela empêche que des lots de règlement soient ajoutés au contrôle de lot de règlement. Si le caissier continue à recevoir des lots de règlement, il doit créer un autre contrôle de lot de règlement. Dans l'exemple ci-dessus, toutes les caisses sont soldées à midi par un superviseur, tandis que le caissier continue à recevoir des paiements.
• Lorsque le contrôle de lot de règlement est soldé, faites passer son état à Soldé. Cela, afin d'empêcher toute modification de celui-ci et des lots de règlement associés.
• Tous les contrôles de lot de règlement sont associés à un contrôle de remise en banque (ce dernier doit en réalité être créé avant le contrôle de lot de règlement). De cette façon, un superviseur peut vérifier l'état des caisses associées tout au long de la journée. Notez que la modification d'état d'un contrôle de remise en banque est identique à celle d'un contrôle de lot de règlement (voir Cycle de vie d'un contrôle de remise en banque et Cycle de vie d'un contrôle de lot de règlement). Les différences sont uniquement temporelles. Notez que le contrôle de remise en banque reste à l'état Ouvert tout au long de la journée, tandis que les contrôles de lot de règlement sont ouverts ou soldés.