الأخطاء بمقطع الفاتورة

إذا كنت تفكر في العدد الكبير من المتغيرات المضمَّنة في عملية إنشاء مقطع فاتورة، لن تندهش عندما تعلم أن حدوث أخطاء في مقاطع الفاتورة يعتبر من الأمور النادرة.

تحدث الأخطاء بسبب البيانات المفقودة أو غير المتسقة. وفيما يلي بعض الأمثلة على الأخطاء التقليدية:

• البيانات الرئيسية غير موجودة. على سبيل المثال، إذا كان من المفترض توجيه الفاتورة إلى عنوان المراسلة الخاص بالحساب وكان الحساب لا يتضمن هذا العنوان، يظهر خطأ.

• بيانات التعرفة غير موجودة. على سبيل المثال، إذا كانت التعرفة تحتوي على تكاليف خاصة بالعميل ولا توجد قيمة محددة لاتفاقية الخدمة الخاصة بالعميل، يظهر خطأ.

يقوم النظام بحفظ مقاطع الفاتورة التي بها أخطاء بنفس الطريقة المتبعة في حفظ مقاطع الفاتورة الخالية من الأخطاء. ويحدث هذا نظرًا لأن مقاطع الفاتورة ليست إلا لقطة من البيانات التي تم استخدامها لاحتساب التكاليف. ومن خلال حفظ اللقطة، يمكنك مشاهدة المعلومات التي يستخدمها النظام عند اكتشاف الخطأ وبالتالي تصحيح سبب الخطأ بشكل أكثر فعالية. وفيما يلي الطريقة القياسية لتصحيح الخطأ:

• انظر إلى مقطع الفاتورة لتحديد سبب الخطأ.
• قم بتصحيح سبب الخطأ.
• قم بإعادة إنشاء مقطع الفاتورة. تتمثل إعادة الإنشاء في حذف المقطع المخالف وإعادة إنشاء مقطع جديد باستخدام المعلومات المصححة.

بالنسبة لكل مقطع فاتورة به أخطاء، تتم كتابة سجل في جدول استثناء مقطع الفاتورة.

من الواضح، ومما يجب التأكيد عليه، أن الفاتورة يمكن أن تحتوي على بعض مقاطع صحيحة ومقاطع أخرى بها أخطاء. وبمجرد تصحيح كافة المقاطع التي بها أخطاء، يتم إتمام الفاتورة (وإرسالها إلى العميل).

إذا تم إنشاء مقطع فاتورة به خطأ كجزء من عملية مجموعة المعالجة للفاتورة، يحاول النظام تصحيح المقطع (المقاطع) المخالف كل ليلة في إطار فاتورة الحساب عن طريق إعادة إنشاء هذا المقطع. وبناءً على ذلك، فإذا تم تصحيح سبب الخطأ خلال النهار، سيقوم النظام آليًا بإعادة إنشاء مقطع الفاتورة عندما يتم تشغيل فوترة مجموعة المعالجة في المرة التالية؛ ولا يتعين عليك تصحيح كل فاتورة يدويًا. وبمجرد خلو فاتورة من الأخطاء، سيتم إتمامها وإرسالها إلى العميل.