Zarządzane kasami

Istnieje wiele sposobów zarządzania wpłatami przyjmowanymi każdego dnia za pośrednictwem kas. Jest to uzależnione od sposobu organizacji pracy w organizacji. Aby ułatwić zrozumienie potencjału systemu, posłużymy się przykładem wykorzystanym powyżej.

Załóżmy, że kasy w biurze oddziału zachodniego są bilansowane i umieszczane w depozytach niezależnie od kas z biura oddziału wschodniego. Załóżmy, że w obydwu biurach obowiązuje ta sama procedura dzienna:

• Kasy bez wpłat są ładowane każdego poranka. Każda zawiera saldo początkowe w wysokości 150,00 zł. Uwaga: saldo początkowe pliku kontrolnego wpłaty jest wstawiane domyślnie ze źródła wpłaty.
• O 10 rano kasjer przekazuje środki kasjerowi głównemu, a następnie przyjmuje kolejne wpłaty.
• O 12 w południe kaseta każdej kasy jest wyjmowana i bilansowana przez przełożonego.
• Do 12:30 kończy się bilansowanie plików kontrolnych wpłat.
• W 16:00 następuje zamknięcie stanowisk przyjmujących wpłaty. Kaseta każdej kasy jest wyjmowana i bilansowana przez przełożonego.
• Do 16:30 kończy się bilansowanie plików kontrolnych wpłat.
• O 17:00 następuje bilansowanie pliku kontrolnego depozytu, a środki są gotowe do zdeponowania w banku.

Poniższy diagram przedstawia pliki kontrolne depozytu i pliki kontrolne wpłat wykorzystywane w każdym z biur w konkretnym dniu.

Powyżej zilustrowano następujące pojęcia:

• Przed utworzeniem pliku kontrolnego wpłaty musi istnieć otwarty plik kontrolny depozytu. Przed utworzeniem wpłaty musi istnieć otwarty plik kontrolny wpłaty. Z perspektywy procesu biznesowego oznacza to, że:
  • Przełożony musi utworzyć plik kontrolny depozytu na początku dnia (8 rano w powyższym przykładzie).
  • Każdy kasjer musi utworzyć plik kontrolny depozytu po otwarciu kasy oraz utworzyć odniesienie do pliku kontrolnego depozytu utworzonego przez przełożonego.
  • W ciągu dnia kasjer może przekazać pieniądze głównemu kasjerowi. Zdarzenia przekazywania są rejestrowane w systemie, ponieważ mają znaczenie podczas ostatecznego bilansowania kasy. Więcej informacji zawiera sekcja Przekazania.
  • Po upływie pewnego czasu możliwe jest wyjęcie i zbilansowanie zawartości kasy. Jeśli możliwe jest przyjęcie dodatkowych wpłat do kasy, konieczne jest utworzenie nowego pliku kontrolnego wpłaty. Więcej informacji zawiera sekcja Bilansowanie wg typu wpłaty.
  • Na koniec dnia przełożony upewnia się, że wszystkie pliki kontrolne wpłat powiązane z plikiem kontrolnym depozytu są zbilansowane. Następnie przełożony wskazuje kwotę depozytu w pliku kontrolnym depozytu i zmienia jej stan na Zbilansowany. Należy zauważyć, że w powyższej ilustracji każdy plik kontrolny depozytu odwołuje się do czterech plików kontrolnych wpłat.

• Zwykle kasa zawiera jeden plik kontrolny wpłaty otwarty przez cały czas (oznacza to, że odbierane wpłaty są łączone z konkretnym plikiem kontrolnym wpłaty). Jednak nie jest to regułą. W razie potrzeby w dowolnym momencie może istnieć wiele otwartych plików kontrolnych wpłat dla konkretnej kasy (na przykład: jeśli wielu kasjerów może korzystać z jednej kasy w ciągu dnia, ale po zakończeniu dnia do każdego z nich przypisywana jest osobna kasa).
• Zwykle kasjer umieszcza wpłaty w odpowiednim plik kontrolnym wpłaty. Jednak nie jest to regułą. W pliku kontrolnym wpłaty można określić, czy jest on ograniczony do konkretnego operatora, CZY dowolny operator może wiązać z nim wpłaty.
• Jeśli wszystko zostało przygotowane do bilansowania kasy, należy zmienić status pliku kontrolnego wpłaty na Trwa bilansowanie. To zapobiega dodawaniu nowych wpłat do pliku kontrolnego wpłaty. Jeśli kasjer może kontynuować przyjmowanie wpłat, musi utworzyć inny plik kontrolny wpłaty. W powyższym przykładzie wszystkie kasy są bilansowane w południe przed przełożonego, a kasjer kontynuuje przyjmowanie płatności.
• Po zbilansowaniu pliku kontrolnego wpłaty należy zmienić jego stan na Zbilansowane. To zapobiega zmianom pliku kontrolnego wpłat oraz jego wpłat.
• Istnienie wszystkich plików kontrolnych wpłat jest określone względem pliku kontrolnego depozytu (w rzeczywistości plik kontrolny depozytu musi zostać utworzony przed plikiem kontrolnym wpłaty). Dzięki temu przełożony może sprawdzić stan powiązanych kas w ciągu dnia. Zmiana stanu pliku kontrolnego depozytu jest taka sama, jak w przypadku pliku kontrolnego wpłaty (informacje zawierają sekcje Cykl życia pliku kontrolnego depozytu i Cykl życia pliku kontrolnego wpłaty). Różnica dotyczy tylko czasu zmiany stanu. W ciągu dnia plik kontrolny depozytu pozostaje otwarty, gdy w tym samym czasie trwa otwieranie i bilansowanie dowolnej liczby plików kontrolnych wpłat.