Règles de modification automatique de l'état
Vous pouvez définir des règles qui font passer automatiquement un dossier à un état différent. Par exemple, vous pouvez indiquer qu'une demande de documentation doit passer à l'état A suivre 1 semaine après l'envoi de la documentation. De même, vous pouvez indiquer qu'une plainte pour facture élevée doit passer à l'état Point de contrôle décision après finalisation du travail sur le terrain. Ces règles sont contenues dans les algorithmes associés au type de dossier et, par conséquent, vous pouvez définir n'importe quel type de règles de modification automatique.
Les dossiers client dans un état dépendant des règles de modification automatique sont surveillés par le processus en arrière-plan CASETRAN. A chaque exécution du programme, les plug-ins respectifs de modification automatique sont appelés pour chaque dossier et ils modifient l'état du dossier si la condition s'applique.
A quel moment exécuter CASETRAN. Etant donné que vos règles de modification automatique dépendent de vos exigences de travail, vous devez garder vos objectifs à l'esprit lorsque vous exécutez le processus en arrière-plan CASETRAN. Par exemple, si vous avez des règles de modification automatique qui affectent un nouvel état au dossier lorsqu'une activité terrain liée est finalisée, vous souhaiterez peut-être planifier ce travail de façon à ce qu'il soit exécuté après le téléchargement des activités terrain. Si vos règles modifient l'état d'un dossier après le paiement d'un dépôt de garantie par un client, vous souhaiterez peut-être planifier ce travail de façon à ce qu'il soit exécuté après le téléchargement des paiements. Point important : Ce sont vos règles de gestion qui déterminent la fréquence d'exécution.
Lorsque l'utilisateur ajoute un nouveau dossier client ou modifie l'état d'un dossier client manuellement, le système tente de faire passer automatiquement le dossier client aux états suivants comme nécessaire. Si les règles de modification automatique d'état s'appliquent au nouvel état (et aux suivants), elles sont exécutées de suite. En d'autres termes, vous n'avez pas à attendre l'exécution du processus en arrière-plan de modification automatique. Vous savez que l'état du dossier a été modifié automatiquement en ligne en visualisant l'indication affichée en dessous de la section des boutons d'action.
Erreurs de modification automatique d'état. La modification automatique d'état en ligne est effectuée de façon récursive en validant chaque modification d'état réussie dans la base de données. Cette opération est effectuée jusqu'à 100 fois ou jusqu'à ce qu'une erreur se produise pendant le processus. Dans ce cas, la modification automatique d'état s'arrête au dernier état non transitoire dans lequel une modification réussie a eu lieu. Deux entrées de journal de dossier client seront générées automatiquement : l'une contenant le message signalant une erreur de modification, et l'autre contenant le message d'erreur réel. Une entrée de tâche est également générée automatiquement lors de la restauration. Le type de cette entrée de tâche sera copié depuis 1) l'option type de tâche Anomalie de modification de l'état d'un dossier client pour l'objet métier associé au type de dossier, et s'il n'est pas rempli, 2) le Type de tâche anomalie indiqué dans la Configuration Mutualisation des paramètres des options de dossier client. La gestion des erreurs détaillée ci-dessus s'applique à la fois au traitement batch et au traitement en ligne des dossiers.
Déclencher la modification automatique d'état. Si vous avez un processus personnalisé qui affecte l'état d'un dossier et que vous souhaitez que l'état du dossier soit automatiquement modifié immédiatement, c'est-à-dire sans attendre l'exécution du processus en arrière-plan CASETRAN suivant prévu, vous pouvez personnaliser ce processus de façon à déclencher une modification automatique d'état pour ce dossier ou placer la logique de modification d'état dans les routines qui s'exécutent au changement de l'état.