Compte - Informations acteur
La page Acteurs compte contient des informations sur le ou les acteurs associés au compte.
Les acteurs associés à un compte peuvent être clients ou non clients (par exemple, le service comptable chargé de la gestion des factures d'un client commercial).
Lorsque vous ajoutez un compte à partir de l'onglet Principal de la page Acteur ou Commande, le système associe automatiquement l'acteur au compte, de sorte qu'il n'est généralement pas nécessaire d'ouvrir cette page. Toutefois, si vous souhaitez associer plusieurs acteurs à un compte (dans le cas, par exemple, où vous souhaitez adresser un double des factures à un acteur autre que le client principal), ou encore modifier les informations relatives à un acteur ou un compte, sélectionnez , puis accédez à la page Acteurs.
Customer Self Service et compte - Informations sur l'acteur :
Une implémentation peut avoir configuré le système pour l'intégration avec Customer Self-Service. Les enregistrements Compte - Acteur peuvent être créés via l'application en libre-service et utilisent un type de relation réservé qui est défini dans la configuration principale du libre-service.
Les enregistrements ayant ce type de relation peuvent être vus comme "appartenant à l'application en libre-service". La modification est désactivée pour les champs de la page car l'enregistrement peut être supprimé par l'application en libre-service.
Vous pouvez affecter au type de relation une autre valeur, ce qui indique que l'enregistrement n'appartient plus à l'application en libre-service. Celle-ci ne peut plus supprimer l'enregistrement et les modifications des champs de la page sont autorisées. A noter que la relation ne peut pas être modifiée à nouveau pour revenir à ce qu'elle était.
Description de la page
La zone de défilement Acteurs compte contient une entrée pour chaque acteur associé au compte. Les champs suivants s'affichent :
ID d'acteur Identifiant unique de l'acteur associé au compte. Le nom de l'acteur est affiché en regard de ce champ.
Client principal Si cet acteur est le client principal du compte, activez cette bascule. Vous ne pouvez désigner qu'une seule personne par compte comme client principal.
Le nom du client principal est celui qui apparaît en regard de l'ID de compte dans l'ensemble du système.
Financièrement responsable Si l'acteur est financièrement responsable de la dette du compte, activez cette bascule.
Si l'acteur est le client principal, cette bascule est activée et grisée car le client principal est toujours financièrement responsable. Si plusieurs acteurs sont associés au compte, utilisez cette bascule pour différencier ceux qui sont financièrement responsables de ceux qui sont associés au compte pour d'autres raisons.
Garant tiers Activez cette bascule si l'acteur est un garant tiers de la dette du compte. Si l'acteur est le client principal, cette bascule est activée et grisée.
Type de relation Définissez la relation entre l'acteur et le compte. Pour plus d'informations sur la configuration des types de relation, voir Définir des codes de relation de compte.
Remarque sur la ou les valeurs par défaut. Lorsque le système associe la personne au compte au moment où vous ajoutez un compte à partir de l'onglet Principal de la page Acteur, il utilise par défaut le type de relation défini dans l'enregistrement d'installation.
Le champ Rôle libre-service indique qu'il existe pour l'enregistrement Compte - Acteur une entrée correspondante dans l'application en libre-service ; il contient la valeur pour l'accès en libre-service. En l'absence d'entrée correspondante dans l'application en libre-service, ce champ ne s'affiche pas. Si la configuration principale du libre-service l'a défini, un lien hypertexte permettant d'accéder directement au libre-service apparaît.
Préfixe/Suffixe et Nom préfixe/suffixe Utilisez ces champs si vous souhaitez ajouter des informations supplémentaires à un nom de client dans les correspondances et les factures envoyées à cet acteur. Si le compte est en faillite, par exemple, vous pouvez joindre l'indication "Débiteur en possession de ses biens" au nom de l'acteur. Le champ Préfixe/Suffixe vous permet d'indiquer si la valeur entrée dans le champ Nom préfixe/suffixe doit être ajoutée avant ou après le nom du client.
Reçoit duplicata facture Activez cette bascule si l'acteur reçoit un duplicata des factures du compte. Si vous désactivez cette bascule, les autres champs sont grisés. Si l'acteur est le client principal cette bascule est activée et grisée car le client principal reçoit toujours un duplicata des factures.
Pour plus d'informations sur la façon dont les autres champs page sont utilisés pour formater l'adresse d'une facture, voir Source des informations d'acheminement de facture.
-
Si le type d'acheminement de facture que vous sélectionnez indique que les factures sont acheminées par fax, le numéro de fax de l'acteur est affiché en regard du type. La source de ce numéro peut être un contact acteur par fax associé à une préférence de contact active, l'acteur principal à contacter par fax identifié par l'acheminement du contact ou le type de téléphone/fax d'un acteur identifié par un indicateur sur le type de téléphone. La valeur affichée dépend de la configuration du système.
- Si le type d'acheminement que vous sélectionnez indique que les factures sont envoyées par email, l'adresse électronique de l'acteur est affichée en regard. La source de cette adresse peut être un contact acteur par email associé à une préférence de contact active, l'acteur principal à contacter par email identifié par l'acheminement du contact ou l'email d'un acteur. La valeur affichée dépend de la configuration du système.
- Si le type d'acheminement que vous sélectionnez indique que les factures sont acheminées via les services postaux, vous devez sélectionner une source d'adresse appropriée afin de définir l'adresse à utiliser.
Format facture Indiquez si le client doit recevoir une facture au format détaillé ou récapitulatif.
Les valeurs de ce champ peuvent être personnalisées à l'aide de la table de consultation. Elles doivent correspondre aux formats pris en charge par votre logiciel d'impression de factures. Le nom de ce champ est BILL_FORMAT_FLG.
Nombre exemplaires facture Indiquez le nombre d'exemplaires de la facture devant être envoyés à l'acteur.
ID bon commande client Indiquez l'ID du bon de commande devant figurer sur l'exemplaire de la facture du client.
La bascule Reçoit copie offre et le champ Type d'acheminement de l'offre ne sont affichés que si le module Gestion de contrat n'est pas désactivé.
Reçoit copie offre Activez cette bascule si l'acteur reçoit une copie des offres du compte. Si vous désactivez cette bascule, les autres champs sont grisés. Si l'acteur est le client principal cette bascule est activée et grisée car le client principal reçoit toujours une copie des offres.
Pour plus d'informations sur la façon dont les autres champs sont utilisés pour formater l'adresse d'une offre, voir Imprimer des offres.
-
Si le type d'acheminement d'offre que vous sélectionnez indique que les offres sont envoyées par fax, le numéro de fax de l'acteur est affiché en regard. La source de ce numéro peut être un contact acteur par fax associé à une préférence de contact active, l'acteur principal à contacter par fax identifié par l'acheminement du contact ou le type de téléphone/fax d'un acteur identifié par un indicateur sur le type de téléphone. La valeur affichée dépend de la configuration du système.
-
Si le type d'acheminement d'offre que vous sélectionnez indique que les offres sont envoyées par email, l'adresse électronique est affichée en regard. La source de cette adresse peut être un contact acteur par email associé à une préférence de contact active, l'acteur principal à contacter par email identifié par l'acheminement du contact ou l'email d'un acteur. La valeur affichée dépend de la configuration du système.
-
Si le type d'acheminement d'offre que vous sélectionnez indique que les offres sont envoyées par courrier, vous devez sélectionner une source d'adresse appropriée afin de définir l'adresse à utiliser.
Envoi avis de recouvrement et d'impayés Activez cette bascule si le client reçoit des lettres (c'est-à-dire, des notifications) dont l'envoi est déclenché par des processus de recouvrement, de clôture, de passage en pertes et profits, d'impayées et de coupure. Ces événements déclenchent l'envoi de lettres au client principal et à tout autre acteur associé au compte pour lequel la bascule Envoi notification est activée. Si l'acteur est le client principal, cette bascule est activée et grisée car le client principal reçoit toujours les notifications. Pour plus d'informations sur la façon dont le système génère des lettres, voir Imprimer des lettres.
Source adresse Si le type d'acheminement de facture ou le type d'acheminement d'offre sélectionné indique que les factures/offres sont envoyées par courrier, vous devez sélectionner la source d'adresse appropriée.
Sélectionnez Site d'envoi des correspondances du compte si les factures/offres doivent être envoyées à l'adresse associée au site d'envoi des correspondances indiqué sur la première page. Cette adresse s'affiche de façon adjacente.
Sélectionnez Acteur si les factures/offres doivent être envoyées à l'adresse d'envoi des correspondances de l'acteur. Cette adresse s'affiche de façon adjacente.
Sélectionnez Adresse de substitution compte si les factures/offres doivent être envoyées à l'adresse de substitution spécifiée au-dessous. En règle générale, vous ne devez sélectionner cette option que si l'acteur possède plusieurs comptes et si les factures/offres relatives à chaque compte doivent être envoyées à une adresse différente. Si vous sélectionnez cette option, des champs permettant d'indiquer l'adresse de substitution apparaissent dans le bas de la page.
Composants de l'adresse de substitution Si vous avez sélectionné la source d'adresse Adresse de substitution compte, vous devez indiquer ici l'adresse à laquelle les factures/offres seront envoyées. Le nombre et le type des composants d'adresse varient selon le pays. Ces champs ne sont pas visibles pour les autres sources d'adresse.
Remarque : La valeur affichée par défaut dans le champ Pays provient de la page Options d'installation - Système. La valeur affichée par défaut dans les champs Ville, Comté et Etat est déterminée d'après le pays et le code postal s'il existe une valeur par défaut pour celui-ci.
Le bouton Valider de la page Compte n'est disponible que si vous avez défini le type d'option Autoriser la validation d'adresse sur Y (oui) dans la configuration Mutualisation de paramètres de la configuration générale du système. Une fois que vous avez cliqué sur le bouton, le Script de validation d'adresse de la configuration Mutualisation de paramètres de la configuration générale du système est appelé pour valider l'adresse entrée. Pour plus d'informations, voir Implémenter la validation d'adresse.
Autoriser une préférence de communication : activez cette bascule si les contacts acteur peuvent être utilisés dans les préférences de communication pour ce compte. La bascule est activée et indisponible si l'acteur est le Client principal car ses informations de contact peuvent toujours être utilisées dans les préférences de contact pour les notifications.