Reguły automatycznej zmiany statusu
Można określić reguły, które będą odpowiadać za automatyczną zmianę stanu przypadku. Można na przykład ustalić, że prośba o materiały informacyjne powinna przyjąć stan "Do sprawdzenia" po jednym tygodniu od wysłania materiałów. Podobnie dzieje się, gdy określimy, że skarga na wysoką fakturę powinna przyjąć stan "Kontrola decyzji" po ukończeniu gromadzenia informacji. Te reguły są zawarte w algorytmach dołączonych do typu przypadku, co umożliwia zdefiniowanie dowolnego typu reguł automatycznej zmiany statusu.
Przypadki o danym stanie ze zdefiniowanymi regułami automatycznej zmiany statusu podlegają monitorowaniu przez proces w tle CASETRAN. Jeżeli zostaną spełnione odpowiednie warunki, każdorazowo po uruchomieniu tego programu wywoływany jest dodatek odpowiedniej automatycznej zmiany dla każdego takiego przypadku, który dokonuje zmiany dla przypadku.
Kiedy wykonać program CASETRAN. Ponieważ reguły automatycznej zmiany statusu zależą od wymogów działalności prowadzonej przez użytkownika, należy dokładnie zastanowić się, kiedy proces w tle CASETRAN powinien być wykonywany. Na przykład, jeżeli zdefiniowano reguły automatycznej zmiany statusu powodujące zmianę przez sprawę danego stanu na nowy po zakończeniu powiązanego zadania w terenie, użytkownik może zlecić, aby to zadanie było uruchamiane po załadowaniu zadań w terenie. Jeżeli ustawiono reguły zmiany statusu przypadku po wpłaceniu depozytu przez klienta, użytkownik może zlecić, aby to zadanie uruchamiało się po załadowaniu płatności. W rezultacie częstotliwość takich działań będą regulowały reguły biznesowe działalności użytkownika.
Gdy użytkownik ręcznie doda nową sprawę lub zmienia jej status, podejmowana jest próba automatycznej zmiany statusu sprawy do kolejnych statusów, w zależności od potrzeb. Jeżeli reguły automatycznej zmiany mają zastosowanie do nowego statusu (i kolejnych), będą wdrożone natychmiast. Innymi słowy, nie jest konieczne oczekiwanie, aż proces w tle automatycznej zmiany statusu zostanie przeprowadzony. Sygnał, że status sprawy został automatycznie zmieniony w trybie online, będzie wyświetlony po prawej stronie pod sekcją z przyciskami czynności.
Błędy automatycznej zmiany statusu. Automatyczna zmiana w trybie online odbywa się rekursywnie poprzez pomyślne dodanie każdej zmiany stanu do bazy danych. Czynność ta może być przeprowadzana do 100 razy lub dopóki nie pojawi się błąd podczas tego procesu. W takim przypadku automatyczna zmiana zatrzymuje się na ostatnim innym niż przejściowy stanie, do którego pomyślnie przeszła sprawa. Dwie pozycje dziennika przypadku zostaną wygenerowane automatycznie - jedna będzie zawierać komunikat o wystąpieniu błędu zmiany, druga - prawdziwy komunikat o błędzie. Pozycja Do wykonania zostanie również wygenerowana automatycznie podczas powrotu do stanu poprzedniego. Typ Do wykonania zostanie określony na podstawie: 1) opcji typu wyjątku pozycji Do wykonania zmiany stanu sprawy dla obiektu biznesowego powiązanego z typem sprawy oraz 2) typu wyjątku pozycji Do wykonania wskazanego w konfiguracji cechy "Opcje sprawy". Wszystkie z wyżej wymienionych przykładów postępowania w razie wystąpienia błędu są poprawne dla przetwarzania zadania i przetwarzania przypadków w trybie online.
Wyzwalanie automatycznej zmiany statusu. Jeżeli użytkownik dysponuje dostosowanym procesem, który wpływa na stan przypadku i chce, aby przypadki podlegały natychmiastowej automatycznej zmianie (nie chce czekać na wykonanie następnego zaplanowany proces w tle CASETRAN), może dostosować proces, tak aby wyzwalał automatyczną zmianę statusu dla określonych przypadków lub umieścić zbiór reguł zmiany stanu w procedurach, które będą działały w czasie przyjmowania danego stanu.