Facture - Principal

Pour tenir à jour les informations principales de facture, sélectionnez Menu > Informations financières > Facture > Rechercher.

La section ci-après décrit les champs de cette page. Pour une description des fonctions courantes de maintenance des factures, voir Procédures.

Description de la page

Les Infos facture contiennent une concaténation d'informations importantes sur la facture (par exemple, la date de la facture, son état, la date d'échéance, le solde final, etc.). Si la numérotation de facture séquentielle a été activée, le numéro de la facture s'affiche également. Si la numérotation de document a été activée, le numéro et le type de document affectés apparaissent également. Si cette facture est une facture corrective ou un avoir, un message s'affiche pour l'indiquer avec l'ID facture d'origine. Si le processus en arrière-plan de facturation en mode batch génère la facture, les informations de la facture incluent le cycle de facturation et la date de début de fenêtre. Les factures générées manuellement, c'est-à-dire hors calendrier, ne comportent pas ces informations.

L'ID de facture est l'identifiant unique affecté par le système à la facture.

L'ID de compte identifie le client qui est responsable de la facture. Le nom du client principal sur le compte s'affiche à côté.

Si cette facture est un avoir ou une facture corrective, un message s'affiche à côté des informations du compte, indiquant que cette facture est un avoir ou une facture corrective pour une autre facture ; ce lien hypertexte vous permet d'accéder à la facture d'origine. Si un avoir ou une facture corrective a été émis pour une ou plusieurs sections de facture, un message s'affiche pour l'indiquer. Le champ Etat facture indique l'état de la facture. Pour les valeurs possibles et savoir comment traiter une facture qui existe avec un état donné, voir Cycle de vie d'une facture. Le bouton Afficher facture, situé à côté de l'état de la facture, affiche une image en ligne de la facture lorsque vous cliquez dessous. Pour plus d'informations, voir Comment afficher une facture en ligne.

Si la facture est associée à un générateur de factures hors cycle, un message s'affiche à côté de l'état de la facture, indiquant cet état de fait. Le lien hypertexte permet à l'utilisateur d'accéder au générateur de factures hors cycle associé.

La Date d'échéance indique la date d'échéance de la facture. Elle est déterminée comme suit :

• Les jours d'échéance spécifiés sur la classe client du compte sont ajoutés à la date de facture.
• La date qui en résulte est la date d'échéance sauf si ce n'est pas un jour ouvré. Dans ce cas, la date d'échéance est définie au prochain jour ouvré (les jours ouvrés sont définis dans les tables des options d'installation).
• Si la classe client du compte comporte un algorithme de calcul de date d'échéance de substitution, la date d'échéance peut être remplacée. Pour plus d'informations, voir Définir des classes client.

La Date de facture correspond à la date commerciale utilisée pour la finalisation de la facture. Par exemple, si la facturation en mode batch démarre à 23:55 le 1er janvier 2000 et qu'une facture est produite à 1:00 le 2 janvier 2000, la date de facture est le 2 janvier 2000.

Le champ Date/Heure création correspond à la date et à l'heure auxquelles la facture a été créée.

Le champ Date/Heure finalisation correspond à la date et à l'heure auxquelles la facture a été finalisée.

Si le client utilise le prélèvement automatique et que le prélèvement automatique n'a pas encore été créé, un message concis s'affiche pour mettre en évidence la date et le montant du futur prélèvement automatique. Par ailleurs, un bouton appelé Arrêter le prélèvement automatique permet d'interrompre le prélèvement automatique. Vous pouvez cliquer sur ce bouton si le client vous informe qu'il va vous envoyer un paiement. Dès que vous cliquez sur le bouton Arrêter le paiement automatique, un message apparaît pour confirmer l'arrêt. Pour plus d'informations sur la façon de configurer le système pour qu'il diffère la création des prélèvements automatiques jusqu'à la future date d'extraction des prélèvements automatiques, voir Quand et comment le système crée-t-il des prélèvements automatiques ?

Dans la zone Message, un message concis s'affiche pour indiquer s'il y a un problème sur la facture. Cette zone ne s'affiche pas si la facture ne pose aucun problème.

Cliquez sur le bouton adjacent pour consulter une explication plus détaillée. Elle vous fournit des informations sur l'origine de l'erreur (et vous indique comment la corriger).

La section Détails de pénalité de retard contient des informations sur la façon dont le système détermine quand et s'il doit imposer des pénalités de retard :

• La case Admissible pour pénalité de retard peut être cochée si un paiement doit se voir imposer une pénalité de retard. Ce champ prend par défaut la classe du client. Si vous voulez excuser une facture des pénalités de retard, désélectionnez cette case.
• Le champ Date pénalité retard de pmt indique la date à laquelle le système impose une pénalité de retard si le paiement n'est pas reçu. Cette date est calculée quand la facture est finalisée. Elle est égale à la date d'échéance de la facture plus le délai de grâce de la classe client du compte. Si elle ne tombe pas un jour ouvré, elle est définie au prochain jour ouvré disponible quand la facture est finalisée. Si vous voulez retarder manuellement le décalage du traitement de pénalités de retard, définissez cette date dans le futur.

Le champ Récap. fact. récapitule l'impact financier de la facture. Les informations qui s'affichent diffèrent selon que le compte est un compte de soldes à reporter ou un compte avec postes non soldés. Si le compte porte sur des soldes à reporter, les informations suivantes s'affichent :

• Solde période précédente est le solde issu de la dernière facture du compte.
• Total des paiements est le montant total des transactions financières de section de paiement validées ou annulées associées à cette facture. Les sections de paiement validées s'affichent sous la forme de nombres négatifs (diminuant le montant dû par le client), alors que les sections de paiement annulées apparaissent comme des nombres positifs (augmentant le montant dû). Vous pouvez accéder à ce solde pour afficher les transactions financières qui contribuent au total. Pour une description des fonctions de maintenance courantes, voir Comment supprimer des paiements non voulus d'une facture finalisée.
• Total régul. est le montant total des transactions financières de régularisation validées ou annulées associées à cette facture. Vous pouvez accéder à ce solde pour afficher les transactions financières qui contribuent au total. Pour une description des fonctions de maintenance courantes, voir Comment supprimer des régularisations non voulues d'une facture finalisée.
• Total corrections facture est le montant total des transactions financières de section de facture annulées et/ou refacturées associées à cette facture. Vous pouvez accéder à ce solde pour afficher les transactions financières qui contribuent au total.
• Montant fact. total courant est le montant total des transactions financières de section de facture validées associées à cette facture. Vous pouvez accéder à ce solde pour afficher les transactions financières qui contribuent au total.
• Solde final sur cette période est la somme des cinq montants ci-dessus. Il correspond au montant dû par le client à la fin de la période de facturation.

Si le compte est un client avec postes non soldés, les informations suivantes s'affichent sous Récap. fact. :

• Nouveaux montants est le montant total des transactions financières de section de facture validées associées à cette facture. Vous pouvez accéder à cette valeur pour afficher les transactions financières qui contribuent au total.
• Régularisations est le montant total des transactions financières de régularisation validées ou annulées associées à cette facture. Vous pouvez accéder à cette valeur pour afficher les transactions financières qui contribuent au total. Pour une description des fonctions de maintenance courantes, voir Comment supprimer des régularisations non voulues d'une facture finalisée.
• Corrections est le montant total des transactions financières de section de facture annulées et/ou refacturées associées à cette facture. Vous pouvez accéder à cette valeur pour afficher les transactions financières qui contribuent au total.
• Total est la somme des cinq montants ci-dessus. Vous pouvez accéder à cette valeur pour afficher les transactions financières qui contribuent au total.

Si le compte est un client avec postes non soldés, les informations suivantes s'affichent sous Récap. lettrage (notez que cette section ne s'affiche pas pour les comptes avec soldes à reporter) :

• Le champ X Article(s) soldé(s) contient le nombre et le montant total des transactions financières associées à cette facture qui sont liées à des événements de lettrage soldés.
• Le champ X Article(s) non soldé(s) contient le nombre et le montant total des transactions financières associées à cette facture qui sont liées à des événements de lettrage non soldés.
• Le champ X Article(s) litigieux contient le nombre et le montant total des transactions financières associées à cette facture qui sont liées à des événements de lettrage litigieux.
• Le champ X Article(s) non lettré(s) contient le nombre et le montant total des transactions financières associées à cette facture qui ne sont liées à aucun événement de lettrage.

Le champ Modif. totales après finalisation ne s'affiche que si les sections de facture apparaissant sur la facture originale ont été annulées ou refacturées par la suite. Le montant affiché reflète l'effet net de toutes les annulations et refacturations. Notez que vous pouvez utiliser la colonne Remarques dans la grille des sections de facture (à droite) pour voir quelles sections de facture ont été annulées/refacturées.

Si 25 sections de facture ou moins sont associées à cette facture, la grille figurant dans la partie inférieure droite de la page contient une ligne pour chaque section de facture.

Les points suivants décrivent chaque colonne de la grille :

• La colonne Section de facture contient une concaténation de la division de chaque section de facture, du type d'EdC, de l'état et de la période de facturation. La division et le type d'EdC proviennent de l'élément de contrat de la section de facture.
• La colonne Montant actuel présente l'effet de la section de facture sur le solde actuel de l'élément de contrat.
• La colonne Etat indique l'état de la section de facture. Pour les valeurs possibles, voir Cycle de vie d'une section de facture.
• La colonne Remarques met en évidence les situations spéciales. Les remarques suivantes peuvent s'afficher :
• Refacturé(e) après finalisation s'affiche si la section de facture est une refacturation qui a été créée après l'envoi de la facture au client. L'incidence financière de cette section de facture apparaît comme une "facture corrective" sur la prochaine facture produite pour le client.
• Refacturé(e) avant finalisation s'affiche si la section de facture est une refacturation qui a été créée avant l'envoi de la facture au client.
• Annulé(e) après finalisation s'affiche si la section de facture a été annulée après l'envoi de la facture au client. L'incidence financière de cette section de facture apparaît comme une "facture corrective" sur la prochaine facture produite pour le client.
• Annulé(e) avant finalisation s'affiche si la section de facture a été annulée avant l'envoi de la facture au client.
• Si l'état de la section de facture est Erreur ou Incomplet, cette colonne contient une valeur estimée pour cette section de facture. La valeur estimée est calculée en fonction d'un montant quotidien moyen issu des sections de facture validées de l'élément de contrat dans les 365 derniers jours. Cette moyenne est ensuite appliquée au nombre de jours dans la période de facturation de cette section de facture. Si la section de facture n'a pas de période de facturation (rare mais possible), la moyenne historique n'est pas affichée.
• Si l'état de la section de facture est Erreur, cette colonne présente également le message d'erreur.
• Refacturé(e) en raison d'une correction s'affiche si une facture corrective a été générée pour la section de facture. Cette remarque apparaît uniquement si l'option de facturation Facture corrective est spécifiée dans l'enregistrement Installation.
• Refacturé(e) en raison d'une correction. Annulé(e) après finalisation s'affiche pour une facture corrective qui engendre une autre facture corrective. Cette remarque apparaît uniquement si l'option de facturation Facture corrective est spécifiée dans l'enregistrement Installation.

Si plus de 25 sections de facture sont associées à cette facture, la grille figurant dans la partie inférieure droite de la page contient un récapitulatif des différentes sections de facture associées à la facture.

Les points suivants décrivent chaque colonne de la grille :

• La colonne Etat indique l'état de la section de facture. Pour les valeurs possibles, voir Cycle de vie d'une section de facture. Cliquez sur l'hyperlien pour accéder à l'onglet Sections de facture et les consulter.
• La colonne Total sect. fact. contient le nombre de sections de facture associées à cette facture ayant cet état. Si l'état est Erreur ou Incomplet, cette colonne présente une valeur estimée pour ces sections de facture. La valeur estimée est calculée en fonction d'un montant quotidien moyen issu des sections de facture validées dans les 365 derniers jours de l'élément de contrat.  Cette moyenne est ensuite appliquée au nombre de jours dans la période de facturation de chaque section de facture. Notez qu'une moyenne historique ne peut pas être calculée si une section de facture dont l'état est Erreur ou Incomplet n'a pas de période de facturation (rare mais possible).
• La colonne Montant total contient la somme du montant actuel de ces sections de facture.

Au bas de la zone de défilement figure le Montant total généré.  Il représente le montant total des sections de facture. Ce montant peut être différent du Montant fact. total courant si :

• La facture n'est pas finalisée. L'effet financier d'une section de facture n'est reflété sur la facture que quand celle-ci est finalisée.
• Une section de facture a été annulée/refacturée depuis la finalisation de la facture.

Les sections suivantes décrivent chacune des actions qui s'affichent dans les zones Section de facture, Action et Action facture. Pour une description des processus de travail standard qui utilisent ces boutons, voir Procédures.