Faktura - główne informacje

W celu obsługi tych informacji głównych o fakturze należy wybrać opcję Menu > Finansowe > Faktura > Wyszukaj.

Poniżej opisano poszczególne pola na tej stronie. Informacje dotyczące wykonywania najczęstszych czynności obsługi w przypadku faktur znajdują się w sekcji W jaki sposób.

Opis strony

Obszar Informacje o fakturze zawiera najważniejsze informacje o fakturze (np. datę faktury, jej status, datę płatności, saldo końcowe itp.). Jeśli aktywowano przydzielanie numerów porządkowych, widoczny jest również numer faktury. Jeśli aktywowano przydzielanie numerów dokumentów, jest także widoczny przydzielony fakturze numer i typ dokumentu. Jeśli faktura jest fakturą korygującą lub notą kredytową, pojawi się odpowiedni komunikat wraz z identyfikatorem faktury oryginalnej. Jeśli faktura została wygenerowana przez działający w tle proces fakturowania wsadowego, informacje o fakturze będą również dotyczyć cyklu rozliczeniowego i daty początkowej. W przypadku faktur wygenerowanych ręcznie, tj. poza harmonogramem, takie informacje nie są podawane.

ID faktury to przydzielony przez system unikalny identyfikator faktury.

ID konta identyfikuje klienta, który jest odpowiedzialny za fakturę. Obok tej wartości widoczna jest nazwa głównego klienta konta.

Jeśli faktura jest notą kredytową lub fakturą korygującą, obok informacji o koncie zostanie wyświetlony komunikat informujący, że faktura stanowi notę kredytową lub fakturę korygującą dotyczącą innej faktury. Aby przejść do oryginalnej faktury, należy kliknąć hiperłącze. Jeśli wystawiono notę kredytową lub fakturę korygującą dotyczącą co najmniej jednego z segmentów faktury, zostanie wyświetlony informujący o tym komunikat. Status faktury wskazuje status faktury. Więcej informacji na temat możliwych wartości w tym polu i sposobów postępowania w przypadku poszczególnych statusów faktury znajduje się w sekcji Cykl życia faktury. Naciśnięcie znajdującego się obok statusu faktury przycisku Wyświetl fakturę powoduje wyświetlenie obrazowania faktury w trybie online. Więcej informacji na ten temat znajduje się w sekcji W jaki sposób wyświetlić fakturę online.

Jeśli faktura powiązana jest z generatorem faktur poza cyklem, obok statusu faktury pojawi się informujący o tym komunikat oraz łącze, które można wykorzystać w celu przejścia do odpowiedniego generatora faktur poza cyklem.

Termin to data płatności faktury. Data płatności faktury jest obliczana w następujący sposób:

• Do daty faktury należy dodać terminy określone w klasyfikacji klienta konta.
• Data wynikowa to termin, chyba że nie jest to dzień roboczy. W takim przypadku termin jest ustawiany na następny dzień roboczy (dni robocze) są zdefiniowane w tabeli opcji instalacji.
• Jeśli klasyfikacja klienta konta zawiera algorytm obliczania terminu, wówczas możliwa jest zmiana terminu. Więcej informacji zawiera sekcja Konfigurowanie klas klienta.

Data faktury to data robocza dnia zakończenia faktury. Na przykład: jeśli fakturowanie zadnia rozpoczyna się o 11:55 pm dna 1-Sty-2000, a faktura została utworzona o godzinie 1:00 am dnia 2-Sty-2000, wówczas data faktury to 1-Sty-2000.

Data/godzina utworzenia to data i godzina utworzenia faktury.

Data/godzina zakończenia to data i godzina zakończenia faktury.

Jeśli klient płaci pays automatically, a polecenie płatności nie zostało jeszcze utworzone, pojawia się krótki komunikat, na którym wyróżniona jest data i kwota przyszłego polecenia płatności. Ponadto pojawia się przycisk o nazwie Zatrzymanie polecenia zapłaty, którego kliknięcie powoduje zatrzymanie powiązanego polecenia płatności. Ten przycisk można kliknąć, jeśli klient poinformował o tym, że dokona płatności. Po kliknięciu przycisku Zatrzymanie polecenia zapłaty pojawia się komunikat z informacją o zatrzymaniu. Sekcja Sposób i czas tworzenia poleceń zapłaty zawiera więcej informacji o sposobie konfigurowania systemu w celu opóźnienia tworzenia poleceń zapłaty do daty ekstrakcji w związku z przyszłym poleceniem zapłaty.

Jeśli wystąpił problem z fakturą, w obszarze Komunikat zostanie wyświetlony krótki komunikat o błędzie. Jeśli nie ma problemów z fakturą, obszar komunikatów nie będzie widoczny.

Kliknięcie przycisku powiększania spowoduje wyświetlenie długiego opisu. Długi opis zawiera informacje o przyczynie błędu (oraz o sposobie jego naprawy).

Sekcja Szczegóły opłat za spóźnioną płatność zawiera informacje o regułach określania, czy konieczne jest narzucenie obciążeń związanych z opóźnieniem w płatnościach i kiedy takie obciążenia zostają narzucone:

• Opcję Podlega opłacie za spóźnioną płatność należy zaznaczyć, jeśli wymagane jest narzucenie obciążeń za opóźnienie w płatnościach. Wartość domyślna w tym polu zależna jest od klasyfikacji klienta. Jeśli w przypadku danej faktury nie jest wymagane narzucenie opłat za opóźnienie w płatnościach, należy usunąć zaznaczenie w tym polu.
• Data opłaty za spóźnioną płatność określa termin narzucania obciążenia za opóźnienie w płatności, gdy płatności nie zostały uiszczone. Termin ten obliczany jest po zakończeniu faktury. Odpowiada on terminowi płatności danej faktury z uwzględnieniem prolongaty stosowanej w przypadku klasy klienta powiązanej z danym kontem. Jeśli termin nie przypada na dzień roboczy, przesuwany jest na najbliższy dzień roboczy po zakończeniu faktury. W celu dodatkowego przedłużenia terminu naliczania obciążenia za opóźnienie w płatności należy ręcznie wpisać bardziej odległy termin.

Podsumowanie faktury stanowi podsumowanie finansowego wpływu faktury. Widoczne informacje mogą być różne w zależności od tego, czy konto jest kontem z przekazywaniem, czy kontem pozycji otwartej. Jeśli konto jest klientem z przekazywaniem, pojawią się następujące informacje:

• Saldo poprzedniego okresu to saldo z ostatniej faktury konta.
• Płatności razem to całkowita kwota transakcji finansowych zaksięgowanych lub anulowanych sekcji płatności powiązanych z daną fakturą. Zaksięgowane sekcje płatności pojawiają się jako liczby ujemne (zmniejszenie kwoty należnej od klienta), a anulowane sekcje płatności pojawiają się jako liczby dodatnie (zwiększenie kwoty należnej). Możliwe jest wyświetlenie poszczególnych elementów tego salda w celu wyświetlenia transakcji finansowych, które stanowią część tej sumy. Sekcja Sposób usuwania zbędnych płatności z zakończonej faktury zawiera opis sposobów wykonywania standardowych czynności obsługi.
• Korekty razem to sumaryczna kwota transakcji finansowych korekt zaksięgowanych lub anulowanych, jakie były powiązane z daną fakturą. Z tego salda można wyświetlić poszczególne transakcje, które stanowią część tej sumy. Sekcja W jaki spoób usunąć zbędne korekty z zakończonej faktury zawiera opis sposobów wykonywania standardowych czynności obsługi.
• Korekty faktur razem to sumaryczna kwota transakcji finansowych anulowanych i / lub powtórnie zafakturowanych segmentów faktury, jakie były powiązane z daną fakturą. Z tego salda można wyświetlić poszczególne transakcje, które stanowią część tej sumy.
• Razem obciążenia fakturowane do zapłaty to sumaryczna kwota transakcji finansowych zaksięgowanych segmentów faktury powiązanych z tą fakturą. Z tego salda można wyświetlić poszczególne transakcje, które stanowią część tej sumy.
• Saldo końcowe dla tego okresu to suma pięciu powyższych kwot. Jest to kwota, jaką winien jest klient na koniec okresu fakturowania.

Jeśli konto jest klientem pozycji otwartych, pod sekcją Podsumowanie faktury widoczne są następujące informacje:

• Nowe obciążenia to sumaryczna kwota transakcji finansowych zamrożonych segmentów faktury połączonych z daną fakturą. Z tej wartości można wyświetlić poszczególne transakcje, które stanowią część tej sumy.
• Korekty razem to sumaryczna kwota transakcji finansowych korekt zaksięgowanych lub anulowanych, jakie były powiązane z daną fakturą. Z tej wartości można wyświetlić poszczególne transakcje, które stanowią część tej sumy. Sekcja W jaki spoób usunąć zbędne korekty z zakończonej faktury zawiera opis sposobów wykonywania standardowych czynności obsługi.
• Korekty to sumaryczna kwota transakcji finansowych anulowanych i / lub powtórnie zafakturowanych segmentów faktur, jakie były powiązane z daną fakturą. Z tej wartości można wyświetlić poszczególne transakcje, które stanowią część tej sumy.
• Razem to suma powyższych kwot. Z tej wartości można wyświetlić poszczególne transakcje, które stanowią część tej sumy.

Jeśli konto jest klientem pozycji otwartych, w sekcji Podsumowanie uzgodnienia widoczne są następujące informacje (uwaga: ta sekcja nie jest wyświetlana dla kont z przekazaniem):

• X Pozycje zbilansowane zawiera licznik i całkowitą kwotę transakcji finansowych powiązanych z fakturą, które są powiązane z zbilansowanymi dopasowaniami.
• X Pozycje niezbilansowane zawiera licznik i całkowitą kwotę transakcji finansowych powiązanych z fakturą, które są powiązane z niezbilansowanymi dopasowaniami.
• X Pozycje sporne zawiera licznik i całkowitą kwotę transakcji finansowych powiązanych z fakturą, które są powiązane ze spornymi dopasowaniami.
• X Pozycje niedopasowane zawiera licznik i całkowitą kwotę transakcji finansowych powiązanych z daną fakturą, które są powiązane z dowolnym zdarzeniem uzgadniania.

Suma zmian po zakończeniu - to pole jest widoczne tylko wówczas, gdy segmenty faktury, jakie pojawiły się na fakturze oryginalnej, zostały następnie anulowane lub powtórnie zafakturowane. Wyświetlona kwota to wynik netto wszystkich operacji anulowania i fakturowania ponownego. Uwaga: w kolumnie Uwagi (w siatce segmentów faktury po prawej) można wyświetlić segmenty, które zostały anulowane/powtórnie zafakturowane.

Jeśli z fakturą połączonych jest 25 lub mniej segmentów faktury, siatka w prawej dolnej części strony zawiera jeden wiersz na każdy segment połączony z fakturą.

W poniższych punktach opisano poszczególne kolumny w siatce:

• Kolumna Segment faktury zawiera informacje o obszarach poszczególnych segmentów faktury, typach umów, statusach i okresach fakturowania. Obszar i typ umowy pochodzą z umowy segmentu faktury.
• Kolumna Bieżąca kwota określa wpływ segmentu faktury na bieżące saldo umowy.
• Kolumna Status przedstawia status sekcji faktury. Możliwe wartości przedstawiono w części Cykl życia sekcji faktury.
• W kolumnie Uwagi wyróżnione zostały sytuacje specjalne. Mogą pojawiać się następujące uwagi:
• Fakturowanie ponowne po zakończeniu - pojawia się, gdy segment faktury jest fakturą ponowną, która została utworzona po wysłaniu faktury do klienta. Na następnej fakturze utworzonej dla klienta wpływ finansowy tego segmentu faktury jest określony jako "korekta faktury".
• Fakturowanie ponowne przed zakończeniem - pojawia się, gdy segment faktury jest fakturą ponowną, która została utworzona przed wysłaniem faktury do klienta.
• Anulowano po zakończeniu - pojawia się, gdy segment faktury został anulowany po wysłaniu faktury do klienta. Na następnej fakturze utworzonej dla klienta wpływ finansowy tego segmentu faktury jest określony jako "korekta faktury".
• Anulowano przed zakończeniem - pojawia się, gdy segment faktury został anulowany przed wysłaniem faktury do klienta.
• Jeśli sekcja faktury ma status Błąd lub Niezakończone, ta kolumna zawiera oszacowaną wartość tej sekcji faktury. Wartość oszacowana jest wynikiem obliczenia średniej kwoty dziennej z zamrożonych segmentów faktury umowy z ostatnich 365 dni. Ta średnia jest następnie stosowana dla liczby dni okresu fakturowania sekcji faktury. Jeśli sekcja faktury nie zawiera okresu fakturowania (zdarza się to rzadko, ale jest możliwe), wówczas średnia historyczna nie jest wyświetlana.
• Jeśli sekcja faktury ma status Błąd, wówczas ta kolumna również zawiera komunikat o błędzie.
• Fakturowano ponownie w związku z korektą - pojawia się, gdy wygenerowano fakturę korygującą dotyczącą danego segmentu faktury. Ta uwaga wyświetlana jest tylko wówczas, gdy w rekordzie instalacji w przypadku parametru "Opcja fakturowania" wybrano wartość "Faktura korygująca".
• Fakturowano ponownie w związku z korektą. Anulowano po zakończeniu - pojawia się , gdy faktura korygująca powoduje utworzenie innej faktury korygującej. Ta uwaga wyświetlana jest tylko wówczas, gdy w rekordzie instalacji w przypadku parametru "Opcja fakturowania" wybrano wartość "Faktura korygująca".

Jeśli z fakturą powiązanych jest więcej niż 25 segmentów faktury, wówczas siatka w prawej dolnej części strony zawiera podsumowanie różnych segmentów powiązanych z daną fakturą:

W poniższych punktach opisano poszczególne kolumny w siatce:

• Kolumna Status przedstawia status sekcji faktury. Możliwe wartości przedstawiono w części Cykl życia sekcji faktury. Aby przejść do karty segmentu faktury, gdzie możliwy jest podgląd powiązanych segmentów faktury, należy kliknąć hiperłącze.
• Kolumna Segmenty faktury razem zawiera liczbę segmentów faktury połączonych z fakturą o takim statusie.  Jeśli status to Błąd lub Niezakończone, wówczas ta kolumna zawiera oszacowaną wartość tych sekcji faktury. Oszacowana wartość jest wynikiem obliczenia średniej kwoty dziennej z zamrożonych segmentów faktury z ostatnich 365 dni dla każdej umowy. Następnie ta wartość średnia jest stosowana dla poszczególnych dni w okresie faktury każdego segmentu faktury. Należy zauważyć, że średnia historyczna nie może zostać obliczona, jeśli segment faktury o statusie Błąd lub Niezakończone nie ma okresu fakturowania (zdarza się to rzadko, ale jest możliwe).
• Kolumna Kwota łączna zawiera sumę bieżących kwot z tych segmentów faktury.

Na dole pola przewijanego znajduje się opcja Wygenerowane obciążenie razem. Ta wartość reprezentuje łączną kwotę z segmentu faktury. Ta kwota może się różnić od wartości "Razem obciążenia fakturowane do zapłaty":

• Faktura nie jest zakończona. Wpływ finansowy segmentu faktury nie zostanie przedstawiony na fakturze do czasu jej zakończenia.
• Segment faktury został anulowany/zafakturowany ponownie po zakończeniu faktury.

W poniższych tematach opisano poszczególne działania, jakie pojawiają się w obszarach Czynność w segmencie faktury i Czynność fakturowania. Sekcja W jaki sposób zawiera opis typowych procesów biznesowych, w których wykorzystywane są te przyciski.